100명 규모 이벤트의 회장·시설 선택 | 성공을 위한 5개의 포인트

100명 규모의 이벤트는, 사내 연수나 표창식, 거래처와의 교류회, 세미나나 컨퍼런스 등, 목적도 형식도 다양합니다. 참가자의 인원수가 어느 정도 정리되어 있는 것으로, 「회장의 넓이」 「설비의 충실도」 「식사나 숙박의 유무」 등, 회장 선택의 난이도도 단번에 높아집니다.

한편, 100명 규모라고 하는 것은 “중규모”에 해당하기 때문에, 회장에 따라서는 너무 크거나, 반대로 비좁거나라고, 「딱 좋은 사이즈감의 시설」이 좀처럼 발견되지 않는다고 하는 소리도 자주(듣)묻습니다.

본 기사에서는, 앞으로 100명 전후의 이벤트를 기획·개최하려고 하고 있는 담당자를 향해, 회장 선택으로 눌러 두고 싶은 포인트나 자주 있는 실패 예, 타입별 시설의 특징등을 알기 쉽게 정리해 소개합니다.

이벤트의 성공은 회장 선택에서 시작됩니다. 아직 구체적인 개최지가 정해져 있지 않다고 하는 분도, 앞으로의 선정·비교의 지침으로서, 꼭 활용해 주세요.

100명 규모 이벤트란? 어떤 장소가 적합합니까?

100명 전후의 참가자를 전망하는 이벤트는, 「소규모」도 「대규모」도 아닌, 딱 중간에 해당하는 규모감입니다. 이 규모의 행사에서는, 회장의 선정이 성공의 열쇠를 잡는다고 해도 과언이 아닙니다.

참가자가 편안하게 보낼 수있는 공간은 물론, 회장의 분위기와 기능이 이벤트의 목적에 맞는지 여부가 중요합니다. 예를 들어, 세미나나 연수라면 집중하기 쉬운 공간 설계나 음향 환경이 필요하고, 간호회를 포함하는 이벤트이면, 식사의 제공이나 레이아웃 변경의 유연성이 요구됩니다.

100명 규모의 이벤트에는 다음과 같은 이벤트가 있습니다.

• 사내 킥오프 미팅 및 시상식
• 신상품 발표회나 미디어용 설명회
• 기업이나 단체 주최의 세미나 · 공부회
• 이업종 교류회 및 업계를 위한 네트워킹 이벤트
• 연수 여행·사원 여행을 겸한 팀 빌딩 이벤트
  

이러한 이벤트에 공통되는 것은, 「정보 공유」뿐만 아니라 「교류」 「인상 형성」이라고 하는 요소가 요구되는 점입니다. 참가자에게 있어서 기분 좋게, 주최자로서도 운영하기 쉬운 회장을 선택하는 것으로, 이벤트의 질은 현격히 높아집니다.

또, 100명 규모라고 하는 것은 연출이나 프로그램의 자유도가 높은 반면, 회장의 “공간 밸런스”를 잘못하면 “스카스카” 또는 “비좁은” 인상을 주기 쉬운 것도 특징입니다. 인원수에 맞는 넓이와 참가자가 기분 좋게 보낼 수 있는 쾌적성을 양립할 수 있는 회장이 이상적입니다.

회장 선택에서 누르고 싶은 5개의 포인트

100명 규모의 이벤트를 성공시키기 위해서는, 외형이나 가격만으로 회장을 선택하는 것이 아니라, 기능면이나 운영면까지 포함한 “종합적인 시점”에서의 체크가 중요합니다. 여기에서는, 특히 누르고 싶은 5개의 포인트를 소개합니다.

1. 회장의 넓이와 천장고는 「여유를 가지고」가 기본

100명 규모라고 해도 레이아웃이나 이벤트 내용에 따라 필요한 넓이는 다릅니다. 예를 들면 스쿨 형식(책상 있음)에서의 세미나라면, 150~200㎡ 이상이 기준이 되어 입식 형식의 간친회라면 좀 더 넓이를 원하는 곳입니다.

또, 천장의 높이도 회장의 개방감이나 연출의 용이함에 크게 영향을 줍니다. 프로젝터를 사용한 투영이나 스테이지 조명, 장식 연출 등을 예정하고 있는 경우에는 천장 높이가 3m 이상인 회장을 선택하는 것이 좋습니다.

2. 음향·영상·조명의 설비는 “상설”인지 확인

100명 규모가 되면 마이크나 스피커, 프로젝터, 스크린 등의 AV 기기는 거의 필수 입니다. 회장에 따라서는 일부 밖에 갖추고 있지 않거나 별도 렌탈이 필요하다고 하는 경우도 있기 때문에, 사전에 확인해 두면 안심입니다.

특히 주의하고 싶은 것이, 음향 오퍼레이터의 유무나 대응 범위. 장비는 있어도, 조작 서포트가 없는 회장에서는, 전문 스탭을 외부 수배할 필요가 나오기 때문에, 운영 코스트나 수고가 늘어나게 됩니다.

3. 액세스와 숙박 환경은 참가자 시선으로 선택한다

회장까지의 액세스는 참가자의 만족도를 좌우하는 큰 요소입니다. 대중교통에서 도보 권내, 셔틀버스가 있거나, 지방이라면 공항으로부터의 이동은 원활한가 등, 이동의 용이성을 고려합시다.

또, 이벤트에 숙박을 수반하는 경우나, 먼 곳으로부터의 참가자가 많은 경우는, 인근에 숙박 시설이 있는지 어떤 것도 중요한 포인트 입니다. 가능하면 회장과 같은 건물내, 또는 부지내에 호텔이 병설되어 있으면, 이동의 부담이 줄어들어, 참가자의 스트레스도 대폭 경감됩니다.

4. 회의회나 식사를 회장내에서 실시할 수 있을까

행사 후 친목회나 교류회를 예정하고 있는 경우, 회장내 또는 부지내에서 그대로 개최할 수 있는지 어떤지를 확인합시다. 다른 회장으로 이동하면 이동 시간이나 날씨의 영향, 참가자의 이탈 등이 우려됩니다.

최근에는이 시설 내에 레스토랑과 연회장을 갖춘 회장도 늘어나고 있어 이동의 번거로움 없이 일련의 프로그램을 실시할 수 있게 되었습니다. 케이터링 대응의 유연성도 필수 체크입니다.

5. 당일의 운영 서포트 체제도 놓칠 수 없다

의외로 간과되는 경향이 있습니다만, 회장측의 운영 서포트의 유무나 질도 중요한 판단 재료입니다. 설영이나 기재 세팅, 사회자 대기실 준비, 가파른 레이아웃 변경 등, 현장에서의 트러블 대응에 협력해 주는 스탭이 있는지의 여부로, 당일의 안심감은 크게 바뀝니다.

「장소를 빌려주는 것」의 회장보다,「이벤트를 성공시키는 파트너」로서 대응해 주는 체제가 있는 시설 쪽이, 결과적으로 토탈의 만족도가 높아집니다.

이처럼 100명 규모의 이벤트에서는 ‘딱 좋은’ 넓이와 설비뿐만 아니라 이동이나 식사, 서포트 체제에 이르기까지 종합적으로 갖추어져 있는지 여부가 회장 선택의 열쇠가 됩니다.

흔한 실패 예와 주의점

100명 규모의 이벤트는, 「어쩐지 선택한 회장」이 원인으로, 생각하지 않는 트러블이나 참가자의 불만을 초래해 버리는 일도 적지 않습니다. 여기에서는 실제로 자주 있는 실패 예와 그 방지로 이어지는 주의점을 소개합니다.

장소가 너무 좁아서 압박감이있었습니다.

인원수의 자리는 준비할 수 있었지만, 휴식중의 이동이나 배포물의 설치, 접수 스페이스가 충분히 잡히지 않고 비좁은 인상이 되어 버리는 케이스입니다. 특히 스쿨형식이나 전시부스를 마련하는 경우에는 좌석수+동선+여백을 포함하여 넓이를 검토해야 합니다.

대책

100명 딱 수용할 수 있는 면적이 아니라, 최소한도 1.5배의 바닥 면적을 기준에 여유를 가진 레이아웃을 상정합시다.

음향이나 영상 설비에 미비가 있어, 진행이 원활하게 가지 못했다

프로젝터의 출력 부족으로 화면이 보기 어려워, 마이크의 음량 조정을 할 수 없는, 스피커의 배치가 치우쳐 있었다… 등, 설비 트러블은 참가자의 집중력이나 인상에 큰 영향을 줍니다.

대책

이용 예정의 기재가 상설인지, 렌탈인지, 조작 서포트가 있는지를 사전에 확인. 가능하면 사전의 현지 하견·테스트도 실시합시다.

회장과 숙박·간친 회장이 떨어져 있고, 참가자가 망설였다

이벤트와 숙박이 별시설이거나 간친회가 도보 이동을 수반하는 장소에 있으면 날씨・체력・시간적 손실이 발생하기 쉬워집니다. 특히 토지 감이 없는 먼 참가자에게는 큰 스트레스가 되기도 한다.

대책

숙박·간담회를 같은 건물 또는 부지내에서 완결할 수 있는 회장을 선택하면 안심입니다. 이동의 번거로움이 없고 운영 효율도 높아집니다.

회장 스탭의 대응이 드라이, 임기 응변인 대응이 어려웠다

당일의 트러블 대응이나 약간의 요망에, 유연하게 대응해 주지 않고 주최자측이 혼란해 버리는 경우도 있습니다. 회장에 따라서는 「장소를 빌려줄 뿐」으로, 당일 서포트가 거의 없는 것도.

대책

사전의 협의로, 서포트 체제·상주 스탭의 유무·당일의 연락 수단을 확인합시다. MICE나 기업 이벤트의 대응 실적이 많은 회장은 안심감이 있습니다.

이처럼, 100명 규모라는 절묘한 사이즈감이기 때문에, 「조금의 어긋남」이 큰 인상의 차이나 운영 트러블로 이어질 수도 있습니다.

회장 선택 때는, “당일의 흐름을 세세하게 시뮬레이션하면서” 선정해 가는 것이 중요 합니다.

100명 규모 이벤트에 최적인 회장 타입이란?

100명 규모의 이벤트는, 인원수나 프로그램 내용에 의해 「요구되는 기능」이 다방면에 걸쳐 있습니다. 거기서 중요하게 되는 것이, 회장의 “타입”에 의한 특성의 이해와 선정 입니다. 여기에서는, 대표적인 3개의 회장 타입을 소개해, 각각의 메리트·단점을 비교합니다.

1. 도시형의 다목적 홀·대여 회의실

도심부나 역 근처에 입지하는 다목적 홀이나 대여 회의실은, 액세스의 좋은 점과 회장수의 풍부함이 매력입니다. 비교적 합리적인 요금으로 빌릴 수 있는 케이스도 있어 당일치기 세미나나 설명회 등, 단시간·단목적인 이벤트에는 적합합니다.

다만, 숙박 시설이나 간호회장이 병설되어 있지 않은 경우가 많아, 참가자의 이동이 많아지는 점이나, 설비・서포트면이 한정적인 점에는 주의가 필요합니다.

2. 호텔 병설형 컨퍼런스 시설

회의실과 숙박·식사 공간이 동일 시설 내에 있는 호텔형 회장은 운영 효율이 뛰어납니다. 설비도 갖추어져 있고, MICE 대응의 스탭이 있는 것으로 안심하고 맡길 수 있는 점도 메리트입니다.

한편, 회장의 분위기는 약간 포멀하게 되기 쉽고, 캐주얼한 분위기를 요구하는 이벤트에서는 약간 견고하게 느껴지는 일도 있습니다. 또한 도시의 호텔에서는 예약 경쟁률이 높고 비용도 올라가는 경향이 있습니다.

3. 리조트형·교외형의 MICE 대응 시설

자연과 비일상감을 살린 리조트형 시설은, 참가자의 만족도를 높이고 싶은 이벤트에 최적입니다. 회의나 연수에 가세해, 온천, 골프, 액티비티등을 조합하는 것으로, 기억에 남는 이벤트를 연출할 수 있습니다.

도시 지역에 비해 이동 시간이 걸릴 수 있기 때문에, 액세스 방법의 확인은 필수입니다만, 공항 근접형의 시설이면 그 단점도 최소한으로 억제됩니다. 인센티브 요소를 포함한 연수 여행이나 주년 행사, 전국에서 모이는 사원 이벤트 등에 많이 선택되고 있습니다.

조건을 모두 충족하는 이상적인 장소, SEAGAIA 미야자키라는 선택지

100명 규모의 이벤트를 성공시키기 위해서는, 회장의 넓이나 설비는 물론, 액세스나 숙박, 간친회의 도선까지 포함한 토탈인 편리성이 요구됩니다.

그 모든 것을 높은 수준으로 채우고있는 것이 미야자키 현의 "PHOENIX SEAGAIA RESORT "입니다.

미야자키 공항으로부터 차로 약 30분이라고 하는 호입지에 있어, 중규모 회의에 적합한 회장, 이 부지내의 숙박시설, 간친 회장, 리조트 액티비티까지 완비.

회의·숙박·교류를 원스톱으로 제공할 수 있는 환경은, 주최자에도 참가자에게도 부담이 적고, 만족도가 높은 이벤트 운영을 가능하게 합니다.

게다가 MICE 대응의 전임 스탭에 의한 서포트 체제도 갖추어져 있어 기획 단계부터 안심하고 상담할 수 있는 것도 큰 매력입니다.

요약 | 100 명 규모의 이벤트 성공은 "장소 선택"에 의해 결정됩니다.

100명 전후라는 규모의 이벤트는 너무 작지 않고 너무 크지 않기 때문에 공간의 사용법이나 운영의 용이성이 성공의 열쇠를 잡습니다.

회장의 넓이나 설비 뿐만이 아니라, 액세스의 좋은 점, 숙박이나 식사의 도선, 스탭의 서포트 체제 등, 모든 요소가 원활하게 연동하는 것으로, 참가자의 만족도도 운영 효율도 크게 향상합니다.

본 기사에서 소개한 포인트를 근거로 하면서, 개최지나 회장의 후보를 검토해 가는 가운데, 「어디까지 이벤트 전체를 맡길 수 있을까」라고 하는 시점도 가지는 것이, 후회하지 않는 회장 선택으로 연결됩니다.

만약, 회장 선정에 고민이라면, 전국으로부터의 액세스성, 회의·숙박·간친회가 모두 완결할 수 있는 편리성, 그리고 비일상의 체험이 갖추어진 PHOENIX SEAGAIA RESORT와 같은 개최지도, 꼭 한번 검토해 보세요.

참가자에게도 주최자에게도 기억에 남는 이벤트를 실현할 수 있어야 합니다.