회의실 레이아웃 완전 가이드! 목적·인원수별 선택 방법과 성공의 포인트

「회의의 목적은 정해졌다. 참가 인원수도 파악했다. … … 그런데, 책상은 어떻게 늘어놓자?」

이벤트나 회의의 담당자님이, 의외로 머리를 괴롭히는 것이 레이아웃입니다.

실은, 레이아웃 하나로 회의의 분위기나 참가자의 발언량, 나아가서는 「회의의 성과」까지도가 크게 바뀌는 것을 아시겠습니까?

이번은, 정평의 레이아웃이나 인원수별 추천 레이아웃에 대해서 해설합니다.

회의실 레이아웃 7선과 각각의 특징

우선, 일반적으로 자주 사용되는 기본의 7개의 레이아웃을 유지해 둡시다.

학교 형식

학교의 교실과 같이, 모두가 앞으로(강사나 스크린)를 향해 착석하는 이 스타일은, 정보의 전달을 주목적으로 하는 장소에서 가장 표준적입니다.

각 자리에 책상이 갖추어져 있기 때문에 PC에서의 작업이나 자료에의 기입을 원활하게 실시할 수 있는 것이 큰 이점으로, 장시간의 연수나 세미나에서도 참가자가 집중력을 유지하기 쉬워집니다.

그러나 시선이 항상 앞으로 고정되기 때문에 참가자끼리의 옆의 연결이나 양방향의 논의를 활발화시키기에는 부적절한 측면도 있습니다.

최적 장면: 전문 강좌, 신입 사원 연수, 사내 설명회, 자격 시험

극장 형식

책상을 두지 않고 의자만을 늘어놓는 극장 형식은 제한된 공간을 최대한 활용하여 수용 인원수를 늘리고 싶은 경우에 최적입니다.

스테이지와 객석의 거리가 가까이 느껴지기 때문에, 회장 전체에 일체감이 생기기 쉽고, 단시간의 강연회나 신제품의 발표회, 입사식 등의 이벤트로 높은 효과를 발휘합니다.

한편, 메모를 취하기 위한 책상이 없기 때문에, 수중에서의 작업이 필요한 워크에는 적합하지 않고, 장시간 앉아 계속하면 참가자가 피로하기 쉽다는 점에 배려가 필요합니다.

최적 장면: 강연회, 제품 발표회, 입사식, 표창식

코의 글자 형식

테이블을 "코"자형으로 배치하고 일각을 프레젠테이션 영역으로 개방하는 스타일은 시각 자료와 대화의 양립을 가능하게 합니다.

참가자 전원의 얼굴을 바라보면서 논의를 진행하면서, 필요에 따라 전방의 스크린이나 화이트 보드에 시선을 모을 수 있기 때문에, 중요한 의사 결정을 실시하는 기획 회의나, VIP를 초대한 하이 레벨의 회의에 매우 적합합니다.

단, 설치에는 상응하는 넓이가 필요하기 때문에, 수용 인원수가 아무래도 적어져 버리는 점이 계획상의 주의점이 됩니다.

최적의 장면: 임원 회의, 기획 심사회, 프레젠테이션이 포함된 회의

로 문자 형식

테이블을 사각형으로 연결하고 전원이 안쪽을 향해 대면하는 로의 형태는 참가자 전원이 「대등한 입장」으로 논의에 임하는 분위기를 조성합니다.

국제회의나 이사회 등 하나의 주제를 깊이 파고들어 중후한 논의를 통해 합의 형성을 도모하는 장소에서 그 진가를 발휘합니다.

매우 공식적인 인상을 주지만, 중앙에 데드 스페이스가 태어나기 때문에, 발표자가 자유롭게 돌아다니는 공간을 확보하기 어렵고, 전방의 스크린이 보이기 어려운 자리가 생길 가능성이 있는 것에 유의해 둡시다.

최적 장면 : 이사회, 국제 회의, 지역 협력 회의, 예산 편성 회의

섬형(그룹) 형식

몇 명씩의 작은 그룹을 만드는 섬형 형식은, 팀내에서의 커뮤니케이션을 극적으로 활성화시키는 레이아웃입니다.

서로의 거리가 가까워 심리적인 장애물이 내려 워크숍이나 부서를 가로지르는 교류회 등 자유로운 아이디어 내기가 필요한 장면에서 위력을 발휘합니다.

주의점으로는 그룹 내에서의 대화가 고조되는 한편, 전체에 대한 주목이 분산되기 쉬워지는 것을 들 수 있습니다. 진행역이 의도적으로 전체를 정리하는 등의 궁리를 하면 보다 효과적입니다.

최적의 장면: 워크숍, 사내 친목회, 문제 해결형 미팅, 연수(연습 있음)

대면 형식

테이블을 가로질러 마주보는 가장 기본적인 대면 형식은 상대방과의 거리를 물리적으로 채우고 친밀한 대화와 밟은 협상을 수행하는 데 적합합니다.

소규모 수의 상담이나 채용 면접 등 서로의 표정이나 반응을 세세하게 확인하면서 신뢰 관계를 구축하고 싶은 장소에서 가장 기능적인 스타일이라고 할 수 있습니다.

다만, 참가 인원수가 늘어나 테이블이 길어지면, 끝에 앉아 있는 사람의 목소리가 닿기 어려워지기 때문에, 어디까지나 소인원수로부터 중규모의 대화에 향한 형식입니다.

최적 장면 : 기회, 채용 면접, 개별 상담, 인사 면담

正餐 (세이 씨) 형식

원탁을 둘러싸고 앉는 정찬 형식은, 모퉁이 없는 테이블이 자아내는 부드러운 분위기에 의해, 음식을 수반하는 사교의 장소를 가장 릴렉스한 것으로 바꾸어 줍니다.

어워드 시상식이나 리셉션 파티 등 환대의 마음을 중시하고 싶은 이벤트에 최적입니다.

레이아웃의 특성상, 아무래도 스테이지나 스크린에 등을 돌려 앉아 있는 참가자가 나오기 때문에, 영상의 상영이나 장시간의 스피치가 있는 경우는, 미리 의자의 방향을 조정하는 등의 배려가 빠뜨릴 수 없습니다.

최적의 장면 : 창립 기념 파티, 어워드 (시상식), 간호회, 결혼 피로연

【인원수별】추천 레이아웃

회장의 용량과 참가 인원수에 따라 커뮤니케이션의 질은 크게 변화합니다. 아래의 가이드를 참고하여, 그 자리에 최적인 「정답」을 찾아 주세요.

10명 이하(소규모)

10명 이하의 소인원으로 하는 회의에서는 커뮤니케이션의 밀도를 어디까지 높일 수 있는지가 열쇠가 됩니다.

추천 레이아웃은 대면 형식 입니다. 서로의 섬세한 표정이나 행동을 가까이에 읽으면서, 스피드감이 있는 의사 결정이나 회의를 진행할 수 있습니다.

만약, 모니터나 프로젝터를 사용한 프레젠테이션을 주축으로 한다면, 전원이 화면을 둘러싸도록 배치하는 코의 자 형식 이나 로의 자 형식을 선택하는 것으로, 소인수만이 가능한 밀도가 높은 집중 상태를 만들어 내는 것이 가능합니다.

10~30명(중규모)

10명에서 30명 정도의 중간 규모의 모임에서는 회장의 공간과 회의의 성격에 맞게 유연하게 선택해야 합니다.

충분한 넓이를 확보할 수 있고, 또한 「참가자 전원으로의 합의 형성」을 목적으로 하는 경우는, 발언의 기회를 균등하게 만들어 내기 쉬운 코의 문자 형식 이나 로의 문자 형식을 추천합니다.

한편, 공간이 한정되어 있는 경우나, 논의보다 강사로부터의 「정보의 인풋」을 우선하고 싶다고 하는 경우에서는, 스쿨 형식을 채용하는 것으로, 한정된 면적에서도 효율적으로, 그리고 정연하게 참가자를 수용할 수 있습니다.

30명 이상~(대규모)

30명을 넘는 대인원이 모이는 장소에서는 정보의 「일제 전달」을 어떻게 원활하게 실시하는가가 중요해집니다.

따라서 앞으로 주목을 받기 쉬운 스쿨 형식과 수용력을 극대화할 수 있는 극장 형식이 가장 적합합니다.

이 규모에서는 전원으로 동시에 논의를 실시하는 것은 어렵기 때문에, 진행중에 질의 응답의 시간을 마련한다고 하는 운영상의 궁리도 맞추어 검토합시다. 또, 강의뿐만 아니라 그룹 작업도 예정하고 있는 경우는, 처음부터 섬형 형식이나 정찬 형식으로 설영해 두는 것으로, 이동의 수고 없이 원활하게 워크로 이행할 수 있어 참가자의 열량을 깎지 않고 진행하는 것이 가능합니다.

【목적별】추천 레이아웃

회의의 성공은 문을 여는 순간에 참가자가 느끼는 '공기감'으로 결정됩니다. 그 공기를 만드는 것은 목적에 맞는 배치입니다. 여기에서는 목적별로 추천 레이아웃을 소개합니다.

정보의 전달·공유(「듣기」가 메인일 때)

신상품의 설명회나 사내 규정의 주지 등, 정확한 정보를 효율적으로 전달하는 것이 골의 경우는, 시선이 한점에 집중하는 스쿨 형식 이나 극장 형식이 왕도입니다.

이들은 "발신자"와 "수신자"의 역할을 명확하게 나누기 때문에 참가자는 헤매지 않고 전방 스크린이나 등단자에게 의식을 돌릴 수 있습니다.

책상이 있는 스쿨 형식은 이해를 깊게 하기 위한 메모 취급에, 책상이 없는 극장 형식은 등단자의 열량을 다이렉트에 전하는 에모쇼날인 연출에 적합합니다. 다만, 수신이 되기 쉬운 배치이기 때문에, 굳이 질의응답의 시간을 길게 잡는 등의 운용상의 배려가, 참가자의 만족도를 높이는 열쇠가 됩니다.

의사결정・합의형성(「논의」가 메인일 때)

중요한 프로젝트의 방향을 결정하거나 부서 간의 이해를 조정하는 경우, 모든 참가자의 "얼굴이 보이는"것이 무엇보다 중요합니다.

로의 글자 형식 이나 ㄷ의 글자 형식은, 시선이 안쪽을 향하는 것으로 「지금, 우리는 하나의 문제에 마주하고 있다」라고 하는 연대감을 낳습니다.

전원이 대등한 위치에 앉아서 침묵하는 사람의 표정에서도 의견을 얻어 보다 깊은 합의 형성으로 이끌어 냅니다. 자료의 제시가 필요한 경우는, 발표자 에리어를 확보할 수 있는 코의 형태를 선택하면, 논의의 열량을 유지한 채로 시각 정보의 공유도 원활하게 실시할 수 있습니다.

아이디어 내기·교류(「공동 작업」이 메인일 때)

처음부터 새로운 가치를 창출하는 브레인스토밍이나 부서의 울타리를 넘은 워크숍에서는 참가자의 긴장을 풀어주는 섬형 형식이 위력을 발휘합니다.

큰 집단을 작은 단위로 나누면 발언에 대한 심리적 장애물이 극적으로 떨어지고 자유분방한 의견이 날아가는 토양이 완성됩니다. 옆 사람과의 거리가 가까운 이 배치는 '가르치는 장소'가 아니라 '만드는 장소'로서의 활기를 만들어 참가자끼리의 상호작용을 최대한으로 이끌어 줍니다.

친목·네트워크 구축(「연결」이 메인일 때)

프로젝트의 발사나 기념 파티 등, 관계성을 깊게 하는 것이 목적의 장소에서는, 기능성보다 호스피탈리티를 중시한 배치가 요구됩니다.

느긋하게 앉고 대화를 즐기면 정찬(원탁) 형식이 최적으로, 모서리가 없는 테이블이 편안한 친밀한 공기를 만듭니다.

한편, 보다 많은 사람과 인사를 나누고 네트워크를 넓히고 싶은 경우는 자유롭게 돌아다닐 수 있는 입식 형식이 베스트인 선택이 됩니다. 목적에 맞추어 「좌석에서의 깊은 대화」인가 「입식으로의 폭넓은 교류」인지를 구분하는 것이, 이벤트의 인상을 결정 합니다.

설영의 함정을 막는 「3개의 최종 체크포인트」

도면 위에서 완벽하게 보이더라도 실제로 사람이 들어가 의자를 당겨 앉으면 '의외로 비굴했다'는 사태는 자주 일어납니다. 여기에서는 마지막에 반드시 확인해 두고 싶은 3개의 포인트를 해설합니다.

동선 확인

도면을 그릴 때 가장 간과하기 쉬운 것이 "의자에 사람이 앉아있는 상태"에서 통로 폭입니다.

사람이 한 사람 부드럽게 걷기 위해서는 일반적으로 800mm ~ 1,200mm의 폭이 필요합니다.

특히 스쿨형식이나 섬형형식에서는, 뒤의 사람이 의자를 당겼을 때에 통로가 완전히 막히지 않았는지, 프로젝터의 조작을 향하는 강사의 길을 확보하고 있는지를 확인합시다.

여유있는 동선은 단순한 편리성뿐만 아니라, 이벤트 전체의 「여유」나 「안심감」이라고 하는 심리적인 쾌적함에도 직결합니다.

장비와 시선의 최종 확인

레이아웃이 정해지면 한 번 "가장 가장자리"나 "마지막 열의 자리"에 실제로 앉아 보는 것이 좋습니다.

앉은 곳에서 화면이 이전 사람의 머리에 숨어 있지 않은지, 스피커의 소리가 깨지거나 들리지 않거나 프로젝터의 빛이 등단자의 얼굴에 직격하여 그림자를 만들지 않았는지 확인하십시오.

특히 로의 문자 형식이나 정찬 형식에서는, 아무래도 스크린에 등을 돌리는 자리가 태어나기 때문에, 모니터를 증설하는지, 미리 「보기 어려운 자리」를 만들지 않는 좌석 배치의 궁리가 필요합니다.

전원과 배선도 필요 체크

현대 회의에서 PC와 태블릿에 대한 전원 확보는 필수적이지만, 바닥을 가로 지르는 케이블은 "전도"라는 큰 위험을 겪고 있습니다.

참가자가 발을 걸지 않도록 배선은 반드시 벽에 닿는지, 아무래도 통로를 횡단하는 경우는 전용의 배선 커버나 양생 테이프로 확실히 고정해 주세요.

단 하나의 케이블이 노출되어있는 것만으로 회장의 전문적인 분위기는 손상됩니다. 또, 복수의 기기를 접속하는 경우는, 브레이커의 용량을 넘지 않거나, 사전에 회장 담당자와 확인해 두는 것도 잊기 쉬운 중요한 포인트입니다.

이상적인 회의를 형성하는 것이 "PHOENIX SEAGAIA RESORT"

회의 목적, 인원수 및 최적의 레이아웃. 이것들이 갖추어질 때, 마지막으로 필요한 것은 참가자의 감성을 자극해, 최고의 퍼포먼스를 이끌어내는 「환경」입니다. 거기서 추천하는 것이 미야자키현에 위치한 PHOENIX SEAGAIA RESORT 입니다.

모든 요구에 부응하는 “3개의 주요 시설”

SEAGAIA 아에서는 대·중·소 모든 사이즈에 대응하는 다종 다양한 회장을 제공 가능합니다.

SEAGAIA CONVENTION CENTER

최대 5,000명을 수용할 수 있는 국내 최대급의 컨벤션 센터입니다. 대규모 극장 형식의 강연회는 물론, 국제회의와 같은 고도의 설영이 필요한 장소에도 대응. 이 가이드의 모든 레이아웃을 최대 스케일로 실현합니다.

PHOENIX SEAGAIA OCEAN TOWER

호텔의 5층에는 오션뷰의 회의실과 요리 교실도 가능한 독특한 회장을 완비. 또, 42층에는 80~100명 정도의 단체님에게 최적인 파티 회장이 있어, 절경을 즐기면서의 정찬 형식이나 친목회에 최적입니다.

SEAGAIA FOREST CONDOMINIUMS & 코티지

기업 연수나 스포츠 합숙 등의 장기 체류에 최적인 에리어입니다. 크고 작은 4개의 회장을 갖추고 있어, 집중해 논의를 깊게 하는 섬형 형식의 회의나, 팀의 일체감을 높이는 연회·식사 회장으로서 폭넓게 활용하실 수 있습니다.

「리조트 MICE」이기 때문에 태어나는 성과

SEAGAIA 아의 리조트 MICE, 그 매력은 뭐니뭐니해도, 광대한 Black Pine Forest과 태평양에 싸인 압도적인 개방감입니다. 도심의 회의실 과는 달리, 이 「비일상」인 로케이션이, 참가자의 긴장을 살짝 풀어, 자유롭고 두근두근 하는 아이디어를 잇달아 이끌어 줍니다.

또, 회의 후에 맛있는 현지의 요리를 둘러싸거나, 액티비티를 즐기거나 하는 「리조트 특유의 여백」도 중요. 직함을 잊고 같은 경치를 바라보면 자연과 마음의 거리가 줄어들고 팀의 유대도 훨씬 깊어집니다. 「확실히 집중, 기분 좋게 릴렉스」의 최고의 밸런스가, 도심에서는 얻을 수 없는 확실한 성과와 평생 물건의 추억을 전달해 줄 것입니다.

전문가 지원도 충실

도면의 레이아웃부터 당일 동선 확보, 최신 장비 세팅, 미야자키의 풍부한 음식 제공까지. 경험이 풍부한 컨시어지가 주최자를 지원합니다. 부담없이 상담해 주십시오.