오프 사이트 미팅의 개최 장소의 선택 방법이나 수배 순서 |추천의 회장도 소개!

“평소 회의에서는 의견이 나오기 어렵다” “부서 간의 제휴가 약해져 왔다”

그런 고민을 안았을 때, 주목받고 있는 것이 오프사이트 미팅입니다.

오프사이트 미팅은 오피스 밖에서 실시하는 회의, 연수, 토론으로 최근 경영층의 전략회의에서 팀 빌딩에 이르기까지 다양한 목적으로 도입이 진행되고 있습니다. 특히, 개최 장소의 선택 방법 하나로, 대화의 질도, 참가자의 동기 부여도, 크게 바뀌는 것이 이 대처의 특징입니다.

본 기사에서는, 오프사이트 미팅을 성공시키기 위한 「장소 선택」의 생각이나 수배의 흐름을 알기 쉽게 해설합니다. 처음으로 기획을 담당하는 분들도 안심하고 준비가 진행되도록 실천적인 포인트를 정중하게 정리했습니다.

오프사이트 미팅이란?

오프사이트 미팅은 평소 직장이나 회의실에서 멀리 떨어진 장소에서 수행하는 회의, 토론 및 워크숍을 의미합니다. 업무에 쫓기는 일상의 공간에서 한 걸음 떨어지면 참가자의 사고와 발언에 "여백"이 태어나 평소에는 나오기 어려운 아이디어와 진심이 꺼내기 쉬워지는 것이 가장 큰 특징입니다.

팀의 결속을 높이고 싶은, 신규 사업의 아이디어를 낳고 싶은, 부서를 넘은 대화의 기회를 만들고 싶은, 그런 목적으로 도입되는 것이 많아, 최근에는 중소기업으로부터 대기업까지 폭넓게 도입되고 있습니다.

오프사이트 미팅이란? 목적이나 효과, 프로그램 예까지 철저 해설

왜 개최 장소 선택이 중요한가?

오프사이트 미팅의 성공 여부를 좌우하는 요소 중 하나가 개최 장소의 선정입니다. 사실, 사람은 공간에 따라 심리적인 변화를 받기 쉽고, 장소가 바뀌면 공기도 바뀝니다.

예를 들어, 옆의 회의실에 다른 그룹이 있는 장소에서는 목소리의 크기를 신경쓰고 생각한 것을 말할 수 없을지도 모릅니다. 한편, 자연에 둘러싸인 조용한 환경이나, 전세가 가능한 프라이빗감이 있는 공간이면, 참가자끼리의 거리가 단번에 줄어들어, 깊은 대화로 이어집니다.

목적에 맞는 공간 설계가 되어 있는지 여부. 여기가, 단지 「사외 미팅」과 「의미 있는 오프사이트 미팅」을 나누는 분기점이 됩니다.

오프사이트 미팅의 개최 장소를 선택할 때의 포인트

개최 장소를 결정할 때는, 「액세스가 좋다」 「경치가 좋다」라고 하는 표면적인 요소 뿐만이 아니라, 미팅의 목적이나 내용에 맞는 공간인지를 파악하는 것이 중요합니다. 여기에서는, 특히 의식하고 싶은 5개의 포인트를 소개합니다.

액세스의 용이성

우선 생각해야 할 것은 액세스의 좋은 점입니다. 참가자가 멀리서 모이는 경우, 주요 역이나 공항으로부터의 이동이 원활한지, 송영 버스의 유무등도 포함해 확인해 둡시다.

너무 멀면 이동 피로가 나오고, 너무 가까우면 “비일상감”이 희미해진다는 딜레마가 있습니다만, 이것은 참가자의 층이나 체재 시간에 의해 밸런스를 취할 수 있습니다.

공간의 프라이버시성

다음으로 중요한 것은 공간의 프라이버시성입니다. 주위에 다른 단체가 있다고 발언이 억제되어 버리는 경우도 있기 때문에, 전세가 가능한 회의실 이나 플로어, 혹은 1동 대여의 시설 등이 안심 입니다.

대화하기 쉬운 레이아웃

또한 대화의 용이성도 놓칠 수 없습니다. 책상 배치를 자유롭게 바꿀 수 있는지, 좌석에 유연성이 있는지, 충분한 밝기가 확보되고 있는지 등, 세세한 부분까지 눈을 나누는 것으로, 보다 스트레스가 적은 공간을 실현할 수 있습니다.

장비의 충실도

또한, 회의에 필요한 설비(모니터나 화이트보드, Wi-Fi 등)가 갖추어져 있는지도 잊지 않고 확인합시다.

생각의 여백을 낳는 공간

그리고 마지막으로 주목하고 싶은 것이 "여백"의 존재입니다. 미팅 사이에 조금 밖을 산책할 수 있는 정원이나 테라스, 라운지 공간이 있는 것만으로 참가자의 리프레시도가 바뀝니다. 아무렇지도 않은 잡담이나 눈치채는, 이러한 여백의 시간으로부터 태어나는 일이 적지 않습니다.

회장 선택에서 자주 있는 실패와 주의점

흔한 실패의 하나가, 외형의 인상만으로 선택해 버리는 것입니다.

사진 빛나는 회장에서도 실제로는 조명이 어둡거나 천장이 낮고 목소리가 울리기 어려운 등 편리하게 어려운 경우도 있습니다.

또, 기재의 대출 유무나, 화이트 보드·연장 코드 등 세세한 비품이 갖추어지지 않은 것으로, 당일이 되어 버터붙는 장면도 자주(잘) 볼 수 있습니다. 사전에 「설비 일람」을 확인해, 불명한 점은 모두 문의합시다.

또한 숙박 유형의 경우 식사 또는 객실의 편안함을 무시할 수 없습니다. 모처럼의 미팅도, 잠 부족이나 불만족스러운 식사가 있으면 전체의 만족도가 내려 버립니다.

목적별・추천의 오프사이트 미팅 회장 선택

오프사이트 미팅의 성과는 개최 장소에 따라 크게 달라집니다. 여기에서는, 목적별로 「어떤 타입의 장소·회장이 향하고 있는지」를 소개합니다.

간부층의 전략 회의·의사 결정에 추천하는 장소

경영층이나 간부가 차분히 논의하는 장소에는, 차분한 분위기에서 프라이버시가 확보된 회장이 적합합니다. 시야에 자연이 퍼지는 조용한 공간, 또는 전용 플로어가 준비된 시설이면, 외부의 시선이나 소리를 신경쓰지 않고 논의를 깊게 해, 전략에 집중할 수 있는 환경이 갖추어져 있습니다.

팀 빌딩이 가능한 곳

팀의 친목을 깊게 하고 싶은, 참신한 발상을 이끌고 싶을 때에는, 자연에 둘러싸인 개방감이 있는 장소가 최적입니다. 숲과 바다, 넓은 정원과 테라스가있는 시설은 오감을 자극하고 일상적인 틀을 넘어서는 대화를 촉진합니다. 가벼운 체험이나 산책이 짜넣을 수 있는 여백이 있는 것도, 창조적인 대화를 낳는 중요한 요소입니다.

SEAGAIA아 미야자키에서 실시하는 「팀 빌딩」은 이쪽

팀 빌딩 연수란? 목적이나 효과에서 구체예까지 철저히 해설

당일치기 개최나 단시간에 개최하고 싶은 경우에 추천하는 장소

수도권 근교에서 당일치기를 염두에 두면, 도심으로부터의 액세스가 좋고, 설비가 갖추어진 렌탈 회의실 이나 대여 스페이스가 실용적입니다. 필요한 비품이 갖추어져 이동의 부담이 적은 것은, 참가자의 집중력이나 만족도를 유지하기 위해서도 중요한 포인트가 됩니다.

장시간 체재하면서 배우고 교류도 중시하고 싶을 때 추천 장소

투숙객과 함께 미팅을 이용하면 회의 공간이 숙박 시설에 설치된 곳이 도움이 됩니다. 식사와 휴식, 다음날의 준비 등의 흐름이 스트레스없이 진행되어 체류 중의 효율도 높아집니다. 특히 일정한 리듬으로 집중과 리프레시를 통합할 수 있는 환경은 깊은 학습과 교류를 촉진하는데 적합합니다.

비일상감과 독특함을 중시하고 싶을 때 추천 장소

때로는 회의실이 아닌 폐교나 캠프장, 이벤트 홀 등 비일상성이 있는 공간을 활용하는 것도 효과적입니다. 그리움과 신선함을 동반하는 분위기는 참가자의 감각을 리셋하고 평소와는 다른 시점이나 발상을 환기합니다.

오프사이트 미팅의 회장 준비·예약까지의 실천적인 흐름

회장 선정의 스텝과 병행해 진행해야 하는 것이, 실제의 수배・예약의 진행 관리입니다. 오프사이트 미팅은 종종 몇 주 ~ 몇 개월 전부터 준비가 필요하므로 여유있는 스케줄 디자인과 빠른 조치가 필요합니다.

여기에서는, 처음으로 기획을 담당하는 분이라도 헤매지 않도록, 시계열로의 흐름을 소개합니다.

개최 후보일의 결정과 회장 문의(1~6개월 전)

우선은 사내의 일정 조정을 실시해, 개최 후보일을 복수 픽업합니다. 후보가 정해지면 흥미가 있는 회장에 빈 상황의 문의를 실시합시다. 웹 양식, 전화, 이메일로 확인하는 것이 일반적입니다.

문의시에는 다음과 같은 정보를 사전에 정리해 두면 원활합니다.

• 개최 희망일(제1~제3 희망)
  
• 예정 인원
  
• 목적(예: 간부 합숙, 팀 빌딩)
  
• 이용 시간대(예: 10:00~17:00+숙박)
  

임시 예약과 견적 의뢰(개최 1~5개월 전)

일정의 빈 공간을 확인할 수 있다면 우선 임시 예약을 부탁합시다. 회장에 따라 가압 기간은 다릅니다만, 1~2주일 정도 마련해 주실 수 있는 경우가 많습니다.

그 사이에, 프로그램 내용을 바탕으로 한 견적을 취득합니다. 회장 사용료, 비품, 식사, 숙박, 교통 준비 등 필요한 항목을 세세하게 상담합시다.

시모미 · 현지 확인 (1 ~ 4 개월 전)

가능하다면 임시 예약 기간 중 현지 시찰 (시모미) 합니다. 브로셔나 웹 사이트에서는 알기 어려운 동선, 공기감, 설비의 상태를 파악할 수 있는 중요한 기회입니다.

당일은 영업 담당과 직접 이야기하면서 다음과 같은 점을 확인하면 안심입니다.

• 회의실 레이아웃과 넓이, 이동성
  
• 숙박실의 청결감과 동선
  
• 주변 환경의 평온함·비일상성
  
• 점심·저녁 식사 등 식사의 내용과 형식
  

공식 계약 체결 및 초기 비용 지불

시모미와 견적에 납득하면, 정식 계약으로 진행합니다. 신청서의 제출이나 계약서의 서명, 신청금의 송금 등을 거쳐 회장 예약이 완료 됩니다.

계약 체결 후에는 취소 정책도 발생하므로 사내 의사결정이 굳어진 후 진행합시다.

당일까지의 상세 협의(1개월전~직전)

계약 후에는, 회장의 운영 담당자와 프로그램의 상세·타임 테이블·설비 요망등의 마무리를 실시합니다. 진행표나 참가자 목록, 배포 자료, 좌석 배치, 활동 내용 등 필요에 따라 여러 회의 협의가 발생합니다.

식사의 희망이나 알레르기 대응, 기념품의 준비 등 세세한 점도 이 단계에서 공유해 둡시다.

오프 사이트 미팅이라면 「PHOENIX SEAGAIA RESORT」를 추천

오프사이트 미팅을 단순한 '사외 미팅'이 아니라 마음에 남는 체험·행동변용으로 이어지는 시간으로 하고 싶다.

그렇게 생각한다면, 규슈 미야자키에 있는 「PHOENIX SEAGAIA RESORT」와 같은 복합형 리조트 시설이 강력한 선택지가 됩니다.

SEAGAIA 아에서는 기업의 회의와 연수, 간부 합숙, 팀 빌딩 등 연간 많은 법인 이용 실적이 있으며, 특히 '비일상'과 '충실한 토론'의 양립을 중시하는 기업으로 선정되고 있습니다.

SEAGAIA 아가 오프사이트 미팅으로 선정되는 이유

회의·숙박·체험이 모두 일체화한 “올인원” 공간

광대한 구내에는 크고 작은 다양한 회의실, 편안한 숙박 시설, 현지 식재료를 이용한 레스토랑, 온천, 스파, 골프, 승마 등 팀에 머무는 데 필요한 모든 요소가 있습니다.

「오전은 회의, 오후는 액티비티」 「밤은 온천에서 릴렉스」라고 하는 유연한 설계가 가능합니다.

팀의 "공통 체험"을 통한 일체감 만들기

바다와 소나무 숲을 바라보는 장엄한 위치는 평소의 역할과 직함을 벗어난 대화를 촉진하여 팀으로서의 새로운 관계 구축에 공헌합니다.

「의견이 활발하게 나왔다」 「다음의 액션이 자연스럽게 정해졌다」라고 하는 소리가 많이 들리는 것도, 장소의 힘을 살린 설계가 있어야 합니다.

전임 직원이 기획 지원과 유연한 대응력

첫 오프사이트 미팅에서도 안심할 수 있도록 경험 풍부한 전임 코디네이터가 회장 선정부터 당일 운영까지를 원스톱으로 지원.

「자연 속에서 휴식하면서 보내고 싶다」 「액티비티를 도입하고 싶다」등, 푹신한 상담으로부터라도 대응해 줍니다.

「사내의 공기를 바꾸고 싶다」 「팀력을 강화하고 싶다」

그런 생각이 있다면 일상을 한 걸음 빠져 나오고 오감을 개방하는 환경에서 "의미있는 시간"을 보내 보지 않겠습니까?

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