리조트 미팅이란? 목적과 효과, 성공의 비결까지 철저히 해설

“회의가 매너리화되고 있어 새로운 발상이 태어나지 않는다”
"종업원의 참여를 높이고 팀의 일체감을 조성하고 싶다"

그런 과제를 안고 있는 기업이, 새로운 일수로서 주목하고 있는 것이 「리조트 미팅」입니다.

본 기사에서는, 리조트 미팅의 기본적인 생각으로부터, 그 효과, 성공에 이르기 위한 기획 방법까지를 망라적으로 해설합니다. 경영층이나 인사·총무 담당자, 팀의 활성화를 목표로 하는 모든 리더에게 도움이 되는 내용입니다.

리조트 미팅이란?

리조트 미팅은 그 이름대로, 리조트지라는 특별한 비일상 공간에서 실시하는 회의나 연수, 토론 입니다.

오피스 밖의 장소를 선택하는 「오프사이트 미팅」의 일종입니다만, 특히 심신의 리프레쉬 나 오감을 자극하는 환경을 중시하는 점이 특징입니다.

아름다운 자연과 상질의 공간이 초래하는 개방감이 참가자의 마음을 열어 창의성과 질 높은 대화를 이끌어내는 것을 목적으로 하고 있습니다.

일반 오프사이트 미팅과의 차이점은?

일반적인 오프사이트 미팅은 주로 '일상 업무로부터의 물리적 격리'에 의한 집중력 향상과 솔직한 의견 교환을 목적으로 합니다.

한편, 리조트 미팅은 그 외에도 '리프레시', '영감', '인센티브(보상)' 등의 부가가치를 중시합니다.

풍부한 자연 환경과 충실한 액티비티, 그 토지 특유의 음식 등의 요소가 참가자의 만족도를 높이고 긍정적인 에너지를 조직에 환원하는 효과를 기대할 수 있습니다.

리조트 미팅의 주요 목적

리조트 미팅은 기업의 중요한 전략 회의에서 팀의 일체감을 높이는 팀 빌딩, 직원에게 보상 여행 (인센티브 트립)에 이르기까지 다양한 목적으로 도입됩니다.

아름다운 환경 속에서 릴렉스해 대화하는 것으로, 평상시는 나오기 어려운 대담한 아이디어나 진심을 끌어내 조직의 새로운 가능성을 끌어내는 계기가 만드는 것이, 큰 목적의 하나 입니다.

또한 웰빙 경영의 일환으로 직원의 심신 건강과 참여 향상을 목표로 하는 수단으로도 주목받고 있습니다.

리조트 미팅에서 얻을 수 있는 효과

목적을 가지고 설계된 리조트 미팅은 개인과 조직 모두에게 엄청난 가치를 제공합니다. 마음과 몸을 해방하고 양질의 대화를 만들어 내면서 조직에 안쪽에서의 변화를 촉구합니다.

개인에 미치는 영향

우선 개인에게의 효과로 해, 리조트라고 하는 특별한 환경은, 참가자 한사람 한사람에게 긍정적인 변화를 가져옵니다. 심신의 리프레시 효과에 의해, 일상 업무로 축적한 피로가 치유되어 집중력이나 일에의 의욕이 회복합니다.

또한 개방적인 분위기 속에서 자신의 생각을 솔직하게 표현하는 경험을 통해 자기 긍정감과 주체성이 높아집니다. 평소 접점이 없는 경영층이나, 다른 부서의 멤버와의 대화는, 새로운 시점이나 눈치채를 주어, 개인의 성장을 가속시킵니다.

▼개인에게의 효과의 포인트

• 심신이 새로 고쳐지고 동기부여가 향상
• 새로운 시점이나 눈치채를 얻어, 시야가 퍼진다
• 자기 긍정감이 높아지고 주체성이 자라

조직에 미치는 영향

개인의 긍정적 인 변화는 조직 전체로 전파됩니다. 공통 체험을 통해 태어난 일체감은 부문 간의 벽을 제거하고 원활한 커뮤니케이션을 촉진합니다. 경영층이 자신의 말로 비전을 말하고, 직원이 거기에 대응하는 플랫한 대화의 장을 가지는 것으로, 기업 이념이나 전략의 침투가 깊어집니다.

게다가 「종업원을 소중히 하는 회사」라고 하는 메세지가 전해지는 것으로, 직원 인게이지먼트나 로열티가 향상해, 우수한 인재의 정착(리텐션)에도 연결됩니다. 결과적으로 조직 전체의 생산성과 창의성이 높아져 기업의 지속적인 성장을 지원하는 토대가 되는 것입니다.

▼조직에의 효과의 포인트

• 부문을 넘은 일체감이 양성된다
• 비전과 전략에 대한 공통 인식이 깊어짐
• 직원 인게이지먼트가 향상되어 인재 정착으로 이어진다

리조트 미팅 성공을 위한 5가지 주요 포인트

리조트 미팅의 가장 큰 관심사는 "단지 재미있는 이벤트로 끝나는 것"입니다. 그렇게 되지 않기 위해서, 기획 단계로부터 의식해야 할 5개의 포인트를 소개합니다.

목표와 목표를 철저하게 공유

「왜 리조트지에서 하는 것인가?」라고 하는 목적을, 참가자 전원이 배고파 할 때까지 설명합시다. 「리프레쉬도 중요한 목적의 하나이지만, 최종적으로 「이 상태」를 회사에 가지고 가고 싶다」라고 하는 골 이미지를 공유하는 것이, 단순한 놀이와의 경계선을 그립니다.

경험이 풍부한 퍼시리테이터를 세우다

장소의 분위기 만들기에 뛰어나 논의를 탈선시키지 않고 목적지에 이끄는 「파시리테이타」의 존재가 불가결합니다. 특히 리조트에서는 기분이 느슨해지기 쉽기 때문에, 사내의 적임자, 혹은 외부의 프로에게 의뢰하는 것을 강하게 추천합니다.

심리적 안전을 보장하는 '접지 규칙' 설정

회의 시작 부분에서 모든 사람이 안심하고 말할 수 있는 규칙을 공유합니다. 이렇게 하면 직책이나 입장을 신경 쓰지 않는 본심의 대화가 태어나기 쉬워집니다.

규칙 예:

・어떠한 의견도 부정하지 않는다
・발언하지 않고, 듣는 것만의 참가는 NG
· 직책이 아닌 「씨」붙임으로 부른다
· 이야기가 탈선해도 OK. 그러나 시간을 의식하는

"비일상"과 "일상"을 연결하는 프로그램 설계

리조트에서의 주의와 배움을, 회사에 돌아온 후의 「구체적인 액션」에 떨어뜨리는 시간을 반드시 마련합시다. 「내일부터 무엇을 하는가」를 개인・팀 단위로 선언해, 나중에 그 진척을 확인하는 장소를 설정하는 것으로, 이벤트를 일과성으로 끝낼 수 없습니다.

너무 많이 채우지 않는 "여백이있는"일정

리조트 회의의 장점은 우발적인 대화와 편안한 시간에서 태어나는 반짝임에도 있습니다. 스케줄을 너무 많이 채우지 않고, 참가자끼리 자유롭게 교류할 수 있는 시간이나, 혼자서 자연과 마주하는 사고를 깊게 하는 「여백」을 의도적으로 만들어 봅시다.

성공적인 리조트 미팅 기획 절차

상기의 5개의 포인트를 근거로 한 뒤, 실제로 어떤 스텝으로 리조트 미팅을 기획하면 좋을까.

여기에서는 성공률을 높이기 위한 기본 순서를 3개의 페이즈【사전 준비·당일 운영·개최 후의 팔로우 업】으로 나누어 해설합니다.

【1】사전 준비

개최 목적을 명확히

우선 먼저 해야 할 일은 "왜 이번에 일부러 리조트라는 비일상적인 장소를 선택해 미팅을 하는가?"라는 질문에 확실히 대답하는 것입니다.

이것은 단순히 분위기를 바꾸고 싶다는 모호한 동기가 아니라 조직에서 극복하고 싶은 과제와 얻고 싶은 성과에 직결한 이유일 필요가 있습니다.

경영이념의 침투와 팀 빌딩, 신규 사업의 구상 등 목적이 구체적일수록 기획 전체의 축이 정해져 참가자의 행동변용으로 이어집니다.

✅ 포인트

・「리조트에서 하는 의미」를 목적으로부터 설명할 수 있는 상태로 한다
・목적이 명확할수록 참가자의 납득도도 높아진다

멤버 구성과 인원수 결정

누가 참여하는지는 회의의 공기와 성과에 직접 연결됩니다.

예를 들어, 부문을 넘은 일체감을 중시한다면 부서 횡단으로 구성하고, 특정층의 과제에 초점을 맞추면 젊은 직원이나 관리직 등으로 한정하는 등, 목적에 따른 인선이 요구됩니다. 또한 인원수도 매우 중요합니다.

너무 많으면 발언하기 어려워지고, 너무 적으면 다양성이 상실됩니다. 소수의 그룹을 복수 편성하는 등, 대화가 태어나기 쉬운 형태를 의식합시다.

✅ 포인트
・목적에 따른 인선으로 대화의 질을 높인다
・대화를 촉구하는 적정 인원수를 의식(4~6명 규모가 이상)

프로그램과 테마 설계

리조트 미팅의 묘미는 비일상 공간만의 '깊은 질문'과 '자유로운 발상'이 어우러지는 시간을 만들어낼 수 있는 점에 있습니다.

표면적인 테마가 아니라, 참가자가 무심코 진심을 말하고 싶어지는 질문을 잡는 것으로, 대화의 깊이와 당사자 의식이 현격히 바뀝니다. 프로그램 구성으로서는, 아이디어를 넓히는 「발산」과, 방향성을 정리하는 「수렴」, 한층 더 행동에의 떨어뜨림까지 포함한 「행동화」의 흐름을 의식하는 것으로, 미팅 후의 실행력도 높아집니다.

또한, 자연 속에서의 산책이나 온천, 액티비티 등, 리조트 특유의 여백도 프로그램에 짜넣으면 효과적입니다.

✅ 포인트

・테마는 「생각하고 싶어지는 질문」을 중심으로 정한다
・발산→수렴→행동화의 흐름으로 구성한다
・리조트 특유의 여백(자연・온천・체험)을 살린다

회장과 일정을 선정한다

어디서 언제 실시할지는 성과에 직결됩니다. 회장 선택에서는 단순히 경관이 좋다는 것뿐만 아니라, 대화의 용이성이나 액세스의 좋은 점, 프라이빗감, 동선의 확보 등의 실무면도 중시합시다.

일정도 중요합니다. 금요일~토요일, 또는 일요일~월요일 등 업무와 크게 부딪히지 않는 일정을 선택하면 참가자도 집중하기 쉬워집니다. 식사나 이동, 휴식 시간도 포함하여 하나의 흐름으로 설계하고 "집중과 리프레시의 리듬"이 자연스럽게 태어나도록 정돈하는 것이 이상적입니다.

✅ 포인트

・회장은 「분위기+기능성」으로 선택한다
・스케줄은 「집중→리프레쉬→재집중」을 의식

【2】당일 운영

최초의 공기 만들기를 정중하게 실시한다

회의 당일의 분위기는 처음 30분에 결정됩니다. 참가자가 자유롭게 발언할 수 있는 공기를 만들지 여부가 그 후의 성과를 크게 좌우합니다.

퍼시리테이터가 「여기에서는 자유롭게 이야기해도 좋다」 「정답을 내는 것이 목적이 아니다」 를 서두로 명언해, 가벼운 아이스 브레이크등으로 긴장을 완화하는 것으로, 장은 단번에 열려 갑니다.

✅ 포인트

・도입으로 「말하기 좋은 장소」라는 것을 전한다
・아이스 브레이크로 마음과 장소를 풀다

대화를 심화시키는 진행 설계

장의 공기가 갖추어져도 대화가 깊어지는 것은 아닙니다. 퍼시리테이터에는, 질문의 세우는 방법이나 토론의 구조 만들기등, 진행력이 질문됩니다.

모든 사람이 쉽게 말할 수 있도록 쌍 대화와 소그룹 공유, 포스트잇을 사용한 시각화 등을 활용하세요. 쓰고 나서 말하는 과정을 끼우면 내향적인 사람도 참가하기 쉬워집니다.

✅ 포인트

・모두가 말하기 쉬운 흐름을 준비한다
· 쓰기 → 말하기 과정에서 발언의 장애물을 낮춘다

【3】개최 후의 팔로우 업

경험을 언어화하고 공유하기

회의 후에 느낀 것을 언어화하고 공유함으로써 배우고 눈치채는 것이 개인 안에서 정착하고 팀 중에서도 공유 재산이 됩니다.

그 자리에서 공유해도, 종료 후의 리포트나 사진을 사용한 되돌아볼 수도 있습니다. 중요한 것은 「참가한 의미」를 스스로 말로 하는 것입니다. 또, 참가할 수 없었던 멤버에게도 내용을 전하는 것으로, 사내 전체의 온도감을 가지런히 할 수 있습니다.

✅ 포인트

· 눈치채거나 배우는 것은 「언어화」하고 처음으로 정착한다
・사진 첨부의 리포트나 슬라이드 공유도 효과적

행동에 빠지는 구조를 만든다

아무리 멋진 시간이라도 일상 업무로 돌아가 아무것도 바뀌지 않으면 의미가 없습니다.

미팅의 마지막에는 「내일부터 무엇을 시작할까」를 한 사람씩 선언하거나, 나중에 다시 진행을 확인하는 시간을 마련하거나, 행동으로 이어지는 설계를 해 둡시다.

✅ 포인트

・끝내는 방법이 변화를 낳는다
・실행을 뒷받침하는 구조를 사전에 설계한다

설문조사로 진심으로 목소리를 모으기

마지막으로 참가자의 솔직한 목소리를 모으는 것도 중요합니다. 만족도뿐만 아니라 인상에 남은 시간과 개선의 여지, 다음에 기대 등을 듣는 것으로 다음 기획의 질이 높아집니다.

익명 형식의 설문조사를 사용하면 건물 건너뛸 의견을 얻을 수 있습니다.

✅ 포인트

· 설문 조사는 당일 회수하는 것이 가장 좋습니다.
・본심을 끌어내려면 「익명 형식＋자유 기술」

이와 같이, 사전·당일·사후의 3개의 페이즈를 정중하게 설계·실행하는 것으로, 리조트 미팅은 “단지의 리조트 이벤트”로부터 “조직을 바꾸는 계기”로 진화합니다.

리조트 미팅 도입 사례(IT 벤처 A사)

구체적인 이미지를 가져오기 위해 어떤 기업의 성공 사례를 소개합니다.

사원 수가 급증함에 따라 사내 커뮤니케이션에 과제를 느끼고 있던 IT 벤처 기업 A사에서는 부서 간의 제휴 부족이나 경영진의 비전이 현장에 침투하지 않는다는 문제를 안고 있었습니다. 특히 업무의 전문성이 높아지는 가운데 부문간의 벽이 두꺼워지고, 섹셔널리즘(세로할인 의식)이 조직의 일체감을 해치고 있었습니다.

이러한 배경에 따라 회사는 사내 통풍을 개선하고 모든 직원이 "자신마다"로서 회사의 비전과 계획을 포착 할 수 있도록하기위한 노력으로 리조트 미팅을 도입 했습니다.

장소에는 자연 풍부하고 차분한 분위기의 리조트 온천 여관을 선택해, 1박 2일의 프로그램을 설계. 참가자는 각 부서의 매니저와 차세대 리더 후보 등 부문 횡단의 총 20명으로 구성되었습니다.

1일째는, 우선 경영진으로부터 차기 중기 경영 계획에 대한 설명을 실시해, 그 후, 부서를 섞은 그룹으로 나누어, 자사의 강점이나 약점에 대해 논의하는 워크숍을 실시했습니다. 밤에는 바베큐와 온천을 통해 자연스러운 교류와 신뢰관계 구축을 도모하는 시간을 마련해, 일상의 직함을 벗어난 플랫한 대화가 태어나도록 궁리되고 있었습니다.

2일째에는, 전날의 논의를 근거로 한 뒤, 「계획을 실행에 옮기기 위해서 무엇을 해야 할까」를 테마로, 구체적인 액션 플랜을 검토. 마지막으로, 각각의 팀에 의한 발표와, 개인으로서의 「내일부터 무엇을 하는가」를 언어화해, 전체의 장소에서 선언한다고 하는 흐름으로 마무리 되었습니다.

리조트 미팅 도입 후의 변화는?

이 리조트 미팅을 통해 참가자들 사이에는 분명한 변화가 탄생했습니다. 지금까지 업무상의 교환 밖에 없었던 타부서의 멤버와 프라이빗에 가까운 공간에서 대화를 나누는 것으로, 심리적인 거리가 크게 줄어들었습니다..

또 경영층의 생각이나 생각을 직접 들은 것으로, 「경영계획은 위로부터 주어지는 것」이 아니라, 「자신들이 맡아야 할 비전」으로서 받아들이는 당사자의식이 자랐 습니다.

회의 후는, 사내에서의 교환이 현격히 원활해져, 현장으로부터 적극적인 개선 제안이 나오게 되는 등, 확실한 성과를 볼 수 있었습니다.

참가자들에 대한 설문조사에서도 "매우 만족했다" "또 참가하고 싶다"는 목소리가 다수를 차지하고 참여도 향상으로 이어지는 결과가 되었습니다.

이처럼 단순한 회의가 아니라 '리조트에서 하는 것이야말로 얻을 수 있는 변화'가 A사의 조직 문화를 크게 전진시킨 성공 사례가 되고 있습니다.

리조트 미팅에 적합한 개최 장소는?

리조트 미팅의 성패를 크게 좌우하는 요소의 하나가, 「어디서 개최할까」입니다.

단지 경관이 아름다운 뿐만 아니라, 비일상성과 기능성이 양립하고 있는지, 팀에서의 체재·대화·액티비티가 하기 쉽다는 관점에서 선택하는 것이 중요합니다.

우선, 비일상감이 있는 위치인 것은 대전제. 바다, 산, 숲과 같은 자연 환경에 둘러싸인 장소는 사고의 리셋과 마음의 개방으로 연결되기 쉽고 대화의 질을 높여줍니다.

또한, 체류의 용이성(숙박·식사·액세스), 미팅 설비의 충실도, 팀에서의 액티비티의 실시 여부 등도 포인트입니다. "말하기, 움직이기, 느낌"이 일련의 흐름으로 체험할 수 있는 장소라면, 미팅의 가치는 현격히 높아집니다.

후보지가 리조트 미팅에 적합한 장소인지, 아래의 체크리스트에서 확인해 봅시다.

▼리조트 미팅에 적합한 장소의 체크리스트

☑️ 풍부한 자연환경이 있다(바다, 산, 숲 등)
☑️ 회의 시설과 숙박 시설이 같은 부지에 있는 or 도보 권내
☑️ 그룹에서 사용하기 쉬운 라운지와 공유 공간이 있습니다.
☑️ 팀 빌딩에 사용할 수 있는 활동과 시설이 있다
☑️ 공항이나 신칸센역에서의 액세스가 좋다(송영 있음이라고 해도 가능)
☑️ 식사와 온천 등 “치유 요소”도 충실하다

리조트 미팅이라면 규슈 SEAGAIA 아를 추천!

여기까지 리조트 미팅의 성공을 향한 기획·설계의 흐름, 장소 선택의 포인트에 대해서 해설해 왔습니다.

거기서 이번 리조트 미팅의 개최지로서 추천하고 싶은 것이, 규슈·미야자키에 있는 “PHOENIX SEAGAIA RESORT ”입니다.

그 매력은 “비일상”과 “회의 환경”이 높은 수준에서 융합하고 있는 것. 단순한 보양지가 아니라 조직 변혁이나 팀 재구축에 진심으로 마주보고 싶은 기업으로부터, 리조트 미팅의 개최지 로서 높이 평가되고 있습니다.

SEAGAIA가 리조트 미팅 개최지로 선정되는 이유

압도적 인 비 일상 위치

규슈 미야자키에 위치한 SEAGAIA 아는 태평양과 Black Pine Forest으로 둘러싸인 개방적인 공간이 일상적인 역할과 직함을 벗어나 솔직한 대화와 창조적인 발상을 이끌어내는 장소로서 최적입니다.

다양한 활동 × 회의 시설

골프·세그웨이 투어·오리엔터링 등의 팀 액티비티와, 소규모의 회의실부터, 대인원이 들어가는 컨퍼런스 룸까지 다양한 회장이 있어, “오전은 회의·오후는 체험”과 같은 신축성이 있는 프로그램 설계가 가능합니다.

"마음과 몸"을 정돈하는 음식과 치유

현지 식재료를 살린 요리와 온천, 스파, 피트니스 등 컨디션과 기분을 정돈하는 요소가 가득. 팀의 긴장을 풀고 자연스러운 대화와 신뢰 형성을 촉진합니다.

충실한 서포트 체제로 간사의 부담도 경감

숙박・회의・연수・액티비티까지 전임 스탭이 원스톱으로 코디합니다. 첫 기획에서도 안심하고 맡겨집니다.

미야자키 SEAGAIA 아에서는 경험이 풍부한 전문 영업팀이 귀사의 리조트 미팅을 성공으로 이끌 수 있도록 도와드립니다. 「이런 회의는 가능한가?」 「예산에 맞춘 제안을 해 주었으면 한다」등, 어떤 사소한 일이라도 상관하지 않습니다. 고객의 과제나 요구에 맞추어 최적의 프로그램을 주문제작으로 제안합니다. 꼭 부담없이 문의해 주세요.