리조트 미팅의 개최 장소의 선택 방법과 수배 순서 |추천의 회장도 소개!

“일반 회의에서는 협의가 형편화되고 있다” “부서 간의 제휴를 더욱 강화하고 싶다”

그런 과제를 안고 있는 기업에 주목받고 있는 것이, 리조트 미팅입니다.

리조트 미팅은 자연이 풍부한 비일상적인 공간에서 실시하는 사외 회의로 오프사이트 미팅의 일종입니다. 일상 업무에서 벗어난 환경에 몸을 두는 것으로, 발상이 유연해져, 팀의 관계성이 깊어지기 쉬워지는 것이 큰 특징입니다.

본 기사에서는, 리조트 미팅을 성공시키기 위한 「장소 선택」과 「주문의 흐름」에 포커스 해, 알기 쉽게 해설합니다.

처음으로 기획을 맡은 분들도 무리없이 진행될 수 있도록 실천적인 내용으로 정리했습니다.

리조트 미팅이란?

리조트 미팅이란, 온천지·해변·고원 리조트 등, 일상과는 다른 환경에서 실시되는 오프사이트형의 미팅 입니다. 참가자의 심리적 개방감을 촉구함으로써 평소보다 깊은 대화와 유연한 발상이 태어나기 쉬워집니다.

최근, 경영층의 합숙, 부문 횡단의 신규 사업 입안, 팀 빌딩 등, 다양한 목적으로 실시되고 있어, 단순한 사외 회의와는 다른 가치가 인정되고 있습니다.

리조트지 특유의 자연 환경과 액티비티도 함께 미팅의 성과뿐만 아니라 참가자 만족도와 참여도 향상으로 이어지기 때문에 중소기업에서 대기업까지 도입이 진행되고 있습니다.

리조트 미팅이란? 목적과 효과, 성공의 비결까지 철저히 해설

왜 리조트지에서의 개최가 효과적인가?

리조트 미팅의 효과는 장소에 따라 크게 달라집니다. 비일상적인 환경에 몸을 두는 것으로, 참가자의 뇌가 리프레쉬되어 창의성이 높아지기 쉬워 되기 때문입니다.

예를 들어, 평소 회의실에서 나오지 않은 의견과 아이디어는 숲과 바다로 둘러싸인 장소에서 자연스럽게 끌어 낼 수 있습니다. 이것은 오감이 자극됨으로써 뇌가 보다 활성화되기 때문이라고 합니다.

또, 일로부터 한 걸음 거리를 둔 환경에서는, 직함이나 직직에 얽매이지 않는 대화가 태어나기 쉽고, 조직의 통풍 개선에도 연결됩니다. 이러한 요소는 팀의 결속을 높이고 미팅 후의 행동 변동에도 기여합니다.

리조트 미팅에 적합한 개최 장소란?

여기에서는 어떤 특징이 있는 장소가 리조트 미팅에 적합한지를 정리해 봅시다.

개방적인 리조트 환경에 있는 장소

산, 바다, 호수와 같은 자연으로 둘러싸인 장소는 참가자의 마음을 풀어주고 창의적인 발상을 촉진하는 데 효과적입니다.

자연에 접하는 것으로 긴장이 완화되고, 평소와는 다른 시점이나 유연한 사고가 태어나기 쉬워지기 때문에, 전략적인 대화나 새로운 아이디어 창출에 최적인 환경입니다.

민감한 장소

전세가 가능한 시설이나 기업 전용의 미팅 플로어가 있는 회장 에서는, 주위의 눈을 신경쓰지 않고 본심으로의 논의가 진행됩니다.

집중된 논의나 의사결정을 중시하는 회의에는 외부의 잡음이나 간섭을 차단할 수 있는 이러한 공간이 요구됩니다.

액티비티나 체험의 도입이 가능한 장소

승마나 요가, 자연 산책 등의 체험을 프로그램에 도입할 수 있는 시설 에서는, 참가자끼리의 거리가 자연스럽게 줄어들어, 미팅에서는 보이지 않았던 일면이 인출되는 경우도 있습니다.

이러한 "공통 체험"이 팀의 일체감과 신뢰 관계를 깊게하는 계기가 되는 것입니다.

회의에 필요한 시설이 갖추어져 있는 장소

자연 환경이 풍부하더라도 Wi-Fi, 프로젝터, 화이트보드 등의 기본 설비가 불충분하면 중요한 회의의 질이 저하 됩니다.

비일상적인 위치이면서 비즈니스의 토대를 지지하는 설비가 갖추어져 있는 것은, 성과로 이어지는 장소 만들기에 빠뜨릴 수 없습니다.

식사와 숙박의 질이 높은 숙박 시설

장기 체류와 숙박을 동반하는 회의에서는 신체와 마음을 충족시키는 요소도 중요합니다. 현지의 식재료를 살린 식사나 쾌적한 숙박 공간을 제공함으로써, 참가자는 휴식하면서 내용의 진한 시간을 보낼 수 있습니다.

기분 좋은 체류 체험이, 다음날의 활발한 의견 교환이나 긍정적인 행동에도 연결됩니다.

목적별・추천의 리조트 미팅 회장 선택

리조트 미팅의 성공에는 「어떤 목적으로 모이는지」에 응한 회장 선택이 빠뜨릴 수 없습니다. 여기에서는 목적별로 적합한 리조트 회장의 특징을 소개합니다.

경영층의 전략회의나 합숙에 어울리는 회장

차분한 환경에서 깊은 토론을 나누고 싶은 경영층을 위해서, 평온함과 프라이버시성이 확보된 시설이 최적입니다. 자연에 둘러싸인 장소나 전세 이용이 가능한 회장을 선택하는 것으로, 집중력을 유지하기 쉬워집니다.

팀 빌딩을 할 때의 장소

멤버끼리의 관계성을 깊게 하고 싶은, 창발적인 아이디어를 만들어 내고 싶은 장면에서는, 개방감과 체험성을 중시한 팀 빌딩을 실시할 수 있는 시설을 추천합니다. 자연 액티비티나 야외 공간이 있는 회장이라면 보다 깊은 일체감이 자랍니다.

SEAGAIA아 미야자키에서 실시하는 「팀 빌딩」은 이쪽

팀 빌딩 연수란? 목적이나 효과에서 구체예까지 철저히 해설

리프레시를 겸한 단기 체류형 회의에 추천하는 장소

1박 2일 정도로 리듬 잘 미팅과 휴식을 짜고 싶은 경우는, 온천이나 라운지 등 릴렉제이션 시설이 병설된 호텔형의 리조트 회장이 적합합니다.

해외에서의 내빈이나 국제팀과의 미팅에 적합한 회장

공항으로부터의 액세스가 좋고, 체류중의 설비·서비스도 글로벌 기준에 대응하고 있는 것이 요구됩니다. 다언어 대응이나 컨시어지 서비스가 갖추어져 있는 시설이 안심입니다.

리조트 미팅 장소를 선택할 때 5가지 포인트

목적에 맞는 리조트 장소를 찾기 위해서는 다음 5가지 관점에서 비교 검토하는 것이 중요합니다.

1. 액세스 및 이동의 용이성

비일상감과 액세스성의 밸런스가 열쇠가 됩니다. 도시권에서의 이동 시간, 대중 교통의 유무, 공항이나 신칸센역에서의 편리성 등을 확인해 보세요.

액세스가 편리! 공항에서 직행할 수 있는 MICE 개최지라면 시가이 SEAGAIA

2. 공간의 평온함과 프라이버시성

타 단체와 교차하지 않는 도선 설계나 전세 이용 여부 등 대화의 용이성에 영향을 미치는 요소를 중시합시다. 특히 간부회의에서는 외부의 잡음이 없는 것이 성과에 직결됩니다.

3. 회장 레이아웃과 설비의 유연성

프로젝터나 음향 기기 등의 설비에 가세해 레이아웃 변경의 자유도나 전원·Wi-Fi 환경도 체크. 워크숍 형식이라면 책상 가동성도 중요합니다.

4. 리프레시 공간의 유무

리조트 특유의 특징으로서, 온천, 스파, 액티비티 등의 여백이 있습니까? 심판 기준이 됩니다. 사고를 정리하는 장소로서의 역할을 합니다.

5. 실적과 지원 체제

기업 연수나 회의 실적이 많은 시설 이라면, 진행에 익숙한 스탭이 재적해, 최초의 담당자라도 안심입니다. 과거의 개최 예를 확인하는 것도 유효합니다.

회장 준비·예약까지의 실천적인 흐름

리조트 미팅의 성공은 기획 단계의 부드러운 진행과 회장 준비의 정확성에 달려 있습니다. 여기에서는, 수배나 예약을 진행시키는데 있어서의 실천적인 스텝을, 시계열로 소개합니다.

개최 후보일의 조정과 회장 리스트 업(3~6개월 전)

우선 사내에서 일정 후보를 몇 개 들겠습니다. 많은 리조트 시설에서는 관광 시즌이나 이벤트와 겹치면 예약이 어려워지기 때문에 빠른 스케줄 조정이 열쇠가 됩니다.

아울러 예산이나 개최 목적에 따라 후보 시설을 리스트 업 해, 각 시설의 빈 상황이나 설비, 액세스 조건등을 비교합시다.

임시예약과 견적 의뢰(2~5개월 전)

후보 시설이 좁혀지면 여유 상황을 확인하고 임시 예약을 의뢰합니다. 아울러, 회장 이용료, 비품, 숙박, 식사, 액티비티 등을 포함한 견적을 들여다 봅시다.

시설에 따라서는 가압 기간이 짧기 때문에, 사내에서의 결재 속도도 의식할 필요가 있습니다.

현지 시찰・시모미 실시(1~4개월 전)

가능하다면, 현지에서의 시야를 실시합시다. 리조트 시설에서는 사진이나 팜플렛에서는 모르는 부분도 많아, 동선이나 공기감, 회장으로부터의 전망, 주변의 평온함 등을 체감해 두는 것으로, 당일의 상정이 쉬워집니다.

최근에는 온라인 시야에 대응하는 시설도 늘어나고 있기 때문에, 먼 곳에서도 옵션은 퍼지고 있습니다.

정식계약과 사내주지(1~3개월 전)

시사 결과를 토대로 시설을 최종 결정하고 정식 계약을 체결합니다. 계약서의 제출이나 신청금의 송금이 완료된 단계에서, 사내에도 정식 스케줄을 전개합시다.

이 단계부터 사내로의 소지품 안내나 이동 수단의 확인 등도 조금씩 진행해 나가면 원활합니다.

진행 계획·옵션 조정(1개월 전~직전)

당일의 타임 스케줄이나 회장 레이아웃, 비품 준비, 액티비티의 유무 등, 세부의 채우기를 실시합니다. 숙박형의 경우는, 방할이나 식사의 희망, 알레르기 대응등도 이 시기에 정리해 두는 것이 베스트입니다.

리조트지로의 이동이 있기 때문에, 악천후시의 대응이나, 예비안도 포함한 유연한 조정력이 질문됩니다.

리조트 미팅이라면 「PHOENIX SEAGAIA RESORT」를 추천

리조트 미팅의 회장으로서, 특히 주목받고 있는 것이 미야자키현에 있는 「PHOENIX SEAGAIA RESORT」입니다.

태평양을 바라보는 웅대한 위치와 회의·숙박·식사·액티비티가 모두 갖추어진 복합형 리조트는, “비일상”과 “충실한 회의”의 양립을 요구하는 기업에 높이 평가되고 있습니다.

SEAGAIA가 리조트 미팅으로 선정되는 이유

회의·숙박·체험이 모두 일체화한 “올인원” 공간

규슈 미야자키의 PHOENIX SEAGAIA RESORT는 광대한 부지 내에 다채로운 회의실, 편안한 숙박 시설, 레스토랑, 온천, 액티비티 시설을 갖춘 “올인원”형 리조트 시설입니다.

예를 들어 오전 중에 전략회의를 하고, 오후는 팀에서 액티비티를 체험, 밤에는 온천에서 휴식하면서 간호를 깊게 하는 등 원활한 시간 설계가 가능. 참가자에게 이동의 스트레스를주지 않고 집중과 휴식의 균형을 자연스럽게 취할 수 있습니다.

이러한 복합형 리조트의 특성은 회의의 질을 높일 뿐만 아니라, 참가자의 만족도나 귀속의식의 향상으로도 이어집니다.

팀의 "공통 체험"을 통한 일체감 만들기

SEAGAIA 아에서는 회의실 이라는 틀을 넘은 "공통 체험"이 가능합니다.

예를 들어, 소나무 숲을 빠져 바다까지 산책하는 아침 시간, 황혼에 모닥불을 둘러싸고 말하는 시간 등 자연과 함께 보내는 시간이 참가자의 마음을 열어, 직업이나 부서의 울타리를 넘은 깊은 커뮤니케이션을 촉구합니다.

이러한 시간은 대화를 보다 본질적인 것으로 바꾸어 단순한 정보교환이 아니라 '본심을 공유하는 관계성'으로 진화시킵니다.

결과적으로, “회의에서는 나오지 않았던 의견이 식사 중에 나왔다” “서로의 가치관을 아는 것으로 의사 결정이 빨라졌다”라고 하는 성과로 연결되는 일도 적지 않습니다.

전임 직원의 유연한 기획 지원 체제

오프 사이트 미팅이나 리조트 미팅에 익숙하지 않은 담당자라도 안심하고 진행할 수 있도록, SEAGAIA 아에서는 전임의 법인 담당이 반주해 줍니다.

「어쨌든 사내의 공기를 바꾸고 싶다」 「평소 말할 수 없는 것을 차분히 공유하고 싶다」라고 하는 추상 상담으로부터에서도 OK. 목적과 과제를 청취한 후, 최적의 회장·숙박 플랜·체험 메뉴를 제안해 줍니다.

「평소와 다른 장소에서, 팀의 미래를 그리고 싶다」 그런 생각이 있다면, 꼭 한번, PHOENIX SEAGAIA RESORT의 시설을 봐 주세요.

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