컨퍼런스란? 의미와 목적과 진행 방법을 알기 쉽게 해설

비즈니스 현장에서 자주 사용되는 "컨퍼런스"라는 단어이지만 그 의미를 올바르게 설명 할 수 있습니까?

"컨벤션이나 세미나와 무엇이 다른가?"

컨퍼런스는 단순한 회의나 집회가 아니라 특정 분야에서의 지식을 깊게 하고 새로운 연결을 창출하기 위한 매우 중요한 기회 입니다. 그 본질을 이해하고 효과적으로 활용함으로써 개인과 조직의 성장을 크게 가속시킬 수 있습니다.

이 기사에서는 컨퍼런스의 기본적인 의미에서 혼동되기 쉬운 다른 이벤트와의 차이, 구체적인 종류, 그리고 성공으로 이끌기 위한 기획·운영 단계까지를 초보자에게도 알기 쉽게 해설합니다.

컨퍼런스란?

컨퍼런스(Conference)는 특정 주제에 대해 전문적인 지식과 의견을 가진 사람들이 모여 논의와 정보 교환을 수행하는 '회의'를 말합니다.

어원은 '함께 운반한다'는 의미의 라틴어 “conferre”에 있으며, 참가자 각각이 지식과 아이디어를 가지고 논의를 나누고, 새로운 발견이나 참가자 간의 상호 이해를 깊게 하는 것에 중점을 두고 있는 것이 특징입니다.

학술적인 발표회부터 기업의 전략회의에 이르기까지 그 규모와 형식은 다양합니다.

MICE (마이스)의 컨퍼런스 위치 지정

최근 비즈니스 이벤트 분야에서 주목 받고있는 것이 "MICE (마이스) "라는 단어입니다.

이것은

• M eeting(회의·연수)
• I ncentive(보장・초대여행)
• C onvention(국제회의·학술회의)
• E xhibition/Event(전시회·이벤트)

의 머리글자를 취한 조어로, 많은 사람들이 모이는 비즈니스 이벤트의 총칭입니다.

이 MICE의 요소 중에서 컨퍼런스는 주로 "Meeting"과 "Convention"의 일부로 자리 매김됩니다. 특히 대규모 국제회의로서의 컨퍼런스는 'Convention'의 핵심적인 역할을 담당하고 있으며, MICE는 지역경제에 큰 영향을 미치는 중요한 산업으로 주목받고 있습니다.

비슷한 단어와의 차이

컨퍼런스는 다른 비즈니스 이벤트와 혼동되기 쉬운 단어입니다. 각각의 뉘앙스의 차이를 이해해 둡시다.

용어	주요 목적·특징
컨퍼런스	특정 테마에 관한 논의·정보 교환
컨벤션	대규모 총회·대회. 의사결정과 교류도 포함
세미나	전문가에 의한 강습·연수
심포지엄	전문가의 강연과 토론
포럼	공개 토론회. 참가자의 의견교환도 활발

컨벤션과의 차이

컨퍼런스와 컨벤션의 가장 큰 차이점은 규모와 목적 입니다.

컨벤션은 수천 명의 참가자가 모이는 대규모 총회와 대회를 가리키는 경우가 많으며, 정보 공유뿐만 아니라 조직의 의사결정이나 참가자 전체의 교류 등 보다 공식적이고 포괄적인 목적을 가지고 있습니다.

한편, 컨퍼런스는 보다 특정한 주제로 좁힌 '논의'가 중심이 된다.

컨벤션이란? 기사 링크

세미나와의 차이

세미나는, 강사가 참가자에게 일방적으로 정보나 지식을 전달하는 「강습회」의 형식입니다. 참가자는 주로 청강하는 입장이며, 양방향의 논의를 주안으로 하는 컨퍼런스와는 커뮤니케이션의 방향성이 다릅니다.

심포지엄과의 차이

심포지엄은 특정 테마에 대해 여러 전문가가 각각의 관점에서 강연을 하고, 그 후 참가자도 섞어 토론을 하는 형식입니다. 컨퍼런스보다 더 학술적이고 전문성이 높은 논의의 장이라는 뉘앙스가 강해집니다.

포럼과의 차이

포럼은 심포지엄과 비슷하지만, 보다 「공개 토론회」의 색조가 진하고, 참가자로부터의 질의 응답이나 의견 교환의 시간이 많이 마련되는 것이 특징입니다. 주최자 측뿐만 아니라, 참가자 전원으로 논의를 깊게 해 나가는 것을 목적으로 합니다.

컨퍼런스를 개최·참가하는 목적과 이점

컨퍼런스는 주최자, 참가자 및 개최지 각각에 큰 이점을 제공합니다.

주최자 측의 장점

기업과 단체가 컨퍼런스를 주최함으로써 그 분야의 전문성과 리더십을 사회에 보여줄 수 있습니다. 이것은 강력한 브랜딩이 되어 조직의 신뢰성과 권위성을 높이는 것으로 이어집니다.

또한 업계의 핵심인과 고객, 잠재 고객과 직접적인 관계를 구축하고 새로운 비즈니스 기회를 창출하는 절호의 기회가 됩니다.

참가자 측의 장점

참가자에게는 업계의 최신 트렌드와 전문 지식을 효율적으로 입력할 수 있는 귀중한 배움의 장소입니다. 제일선에서 활약하는 전문가의 강연을 듣고, 직접 질문할 수 있는 기회는, 자신의 스킬 업에 직결합니다.

게다가 같은 흥미와 과제를 가진 다양한 참가자와 교류할 수 있는 네트워킹은 컨퍼런스의 가장 큰 가치 중 하나이며 새로운 인맥과 경력의 가능성을 넓히는 데 이어집니다.

개최지역(도시)측의 장점

양질의 컨퍼런스는 개최지의 지역 경제와 브랜드 이미지 향상에도 기여합니다. 국내외에서 많은 전문가와 비즈니스 파슨이 방문함으로써 숙박, 음식, 교통 등이 활성화되어 경제효과를 창출합니다.

또, 「00(도시명)으로 선진적인 컨퍼런스가 열렸다」라는 사실은, 그 도시의 지적인 매력이나 비즈니스 거점으로서의 가치를 높이는 것에 연결됩니다.

컨퍼런스의 주요 유형

컨퍼런스는 그 목적과 형식에 따라 여러 종류로 나뉩니다.

학술회의(Academic Conference)

연구자가 자신의 최신 연구 성과를 발표하고 다른 연구자와 논의를 통해 학술 발전에 기여하는 것을 목표로합니다.

비즈니스 컨퍼런스(Business Conference)

기업이 주최하여 신제품과 신기술 발표, 업계의 미래에 대한 논의, 고객과의 참여 강화 등을 목적으로 개최됩니다.

기자회견(Press Conference)

기업과 공공기관이 미디어 관계자를 모아 중요한 발표를 하고 질의응답을 접수하는 형식의 컨퍼런스입니다.

언컨퍼런스(Unconference)

사전의 연자나 강연 내용이 정해져 있지 않고, 참가자가 주체가 되어 의제나 진행을 결정하는, 형식에 얽매이지 않는 새로운 스타일의 컨퍼런스입니다. 참가자끼리의 자발적인 논의를 최대한으로 이끌어내는 것을 목적으로 합니다.

컨퍼런스를 성공시키는 개최 방법【4 스텝】

효과적인 컨퍼런스를 개최하려면 신중한 준비가 필수적입니다. 기획으로부터 개최 후까지의 흐름을 4개의 스텝으로 해설합니다.

1단계: 기획 단계

모든 토대가 되는 것이 기획 단계입니다. 여기서 컨벤션의 골격을 굳게 합니다.

• 목적·골의 명확화

"무엇을 위해 누구에게 무엇을 말하고 싶은지"를 철저히 정의합니다.

• 목표와 개념 설계

타겟이 되는 참가자상을 구체적으로 그려, 가장 울리는 테마나 컨셉을 설계합니다.

• 개최 형식 결정

실제, 온라인 또는 둘 모두를 결합한 하이브리드 형식 중에서 가장 적합한 것을 선택합니다.

• 기본 사항 선정

일정, 기간, 회장을 구체적으로 선정합니다.

• 예산 계획 수립

수입과 지출을 씻어내고 실현 가능한 예산을 짜냅니다.

2단계: 준비 단계

기획이 굳어지면 구체적인 준비에 나설 것입니다. 다양한 작업을 꾸준히 진행하는 것이 중요합니다.

• 프로그램 구체화

강연 등의 프로그램 상세를 기획합니다.

• 강연자의 의뢰

테마를 따라 매력적인 강연자를 나열하고 등단을 의뢰합니다.

• 홍보·집객 활동

공식 웹사이트나 SNS, 보도자료 등을 통해 홍보하여 참가자를 모으십시오.

• 각종 준비와 제작

참가 등록 시스템의 구축, 운영 매뉴얼이나 진행 대본의 작성, 회장 설영이나 음향·영상, 케이터링 등 전문 업자의 준비를 진행합니다.

※준비 항목은 다방면에 걸치기 때문에, 경험 풍부한 전문의 운영 회사에 상담하는 것도 유효한 수단입니다.

3단계: 당일 운영 단계

드디어 컨벤션 당일입니다. 참가자들에게 만족시켜주기 위해 부드러운 운영을 유의합니다.

• 접수 및 안내

참가자를 원활하게 회장에 안내합니다.

• 진행 관리

각 프로그램이 제 시간에 진행되도록 관리합니다.

• 교류장 운영

간친회 등을 운영하고, 참가자끼리의 교류를 촉구합니다.

• 트러블 대응

예기치 않은 상황에 대비하여 직원 간의 협력 체제를 구축하여 냉정하고 신속하게 대응합니다.

4단계: 개최 후 단계

컨벤션의 가치를 극대화하려면 개최 후 후속 조치가 필수적입니다.

• 설문 실시

참가자에게 설문조사를 실시하여 피드백을 수집하여 다음에 개선을 이끌어 냅니다.

• 애프터팔로우

감사 메일을 보내고, 개최 보고 리포트를 공개해, 참가자와의 지속적인 관계를 구축합니다.

• 효과 측정 및 평가

회계 보고를 정리해, 컨벤션 전체의 효과를 측정·평가해, 다음의 기획에 활용합니다.

성공의 열쇠는 "논쟁이 연주"장 선택에 있습니다.

컨퍼런스의 성공에 있어서, 콘텐츠만큼 중요한 것이 「회장」입니다.

특히, 참가자끼리의 논의나 네트워킹을 활성화시키기 위해서는, 회장의 분위기나 기능성이 큰 영향을 미칩니다.

기조 강연을 하기 위한 큰 홀 뿐만이 아니라, 테마마다 나누어 논의를 깊게 하기 위한 「분과회실(브레이크 아웃 룸)」의 수나 넓이, 그리고 휴식 시간이나 간친회에서 참가자가 자연스럽게 교류할 수 있는 개방적인 공간이 있는지 여부가, 회장 선택의 중요한 포인트가 됩니다.

컨퍼런스 장소의 선택 방법 | 성공으로 이끄는 포인트와 준비 절차를 완전 해설

리조트 컨퍼런스라는 선택

참가자의 기억에 깊이 새겨져 활발한 논의가 탄생하는 특별한 컨퍼런스를 기획하고 싶다면, 미야자키의 「PHOENIX SEAGAIA RESORT」를 추천합니다.

최대 5,000명을 수용할 수 있는 컨벤션 센터는 대규모 홀에서 소규모 회의를 수용할 수 있는 다양한 장소를 갖추고 있으며, 컨퍼런스의 모든 프로그램에 유연하게 대응할 수 있습니다.

무엇보다 SEAGAIA의 매력은 비일상적인 리조트 환경에 있습니다. 태평양을 바라보는 장엄한 자연 속에서 진행되는 컨퍼런스는 참가자들의 마음을 개방적으로 만들어 평소보다 창의적인 논의를 촉진합니다. 세션 후에는 미야자키의 풍부한 음식을 둘러싼 간호회나 골프, 스파 등의 액티비티를 통해 참가자끼리의 자연스러운 교류가 태어나 보다 견고한 네트워크가 자랄 것입니다.

전문 지원팀이 기획부터 당일까지 일관되게 지원해 주므로 주최자는 콘텐츠의 충실에 집중할 수 있습니다.

논의를 깊게 하고 사람과 연결하고 새로운 가치를 창조한다. 그런 컨퍼런스의 이상을 SEAGAIA에서 실현해 보지 않겠습니까.

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