컨벤션이란? 의미나 구체예, 개최 방법 등 철저 해설

'컨벤션'이라는 말을 비즈니스 현장에서 들을 수 있는 기회는 늘었지만, '컨퍼런스나 세미나와는 구체적으로 무엇이 다른 것일까?'

어쨌든 대규모 이벤트를 상상하지만 그 정확한 의미와 목적, 개최의 장점까지를 깊이 이해하고 있는 분은 적을지도 모릅니다.

그러나 컨벤션은 단순한 집회가 아니라 새로운 비즈니스 기회와 혁신, 그리고 사람과의 연결을 창출하는 강력한 플랫폼입니다.

이 기사에서는 컨벤션의 기본적인 의미에서 구체적인 종류, 성공으로 이끄는 개최 단계, 성공의 열쇠를 잡는 장소 선택까지 모든 각도에서 철저히 설명합니다.

컨벤션이란?

컨벤션 (Convention)의 어원은 라틴어로 "모임"을 의미하는 "convenire"에서 유래합니다. 그 말과 같이 컨벤션이란 특정 주제와 공통의 목적하에 많은 사람들이 한자리에 모이는 대규모 회의나 집회를 말합니다.

학술적인 발표, 업계의 최신 정보 공유, 기업의 전략 발표 등의 목적은 다양하지만, 기본적으로는 정보 교환이나 인적 교류를 통해 참가자와 조직, 그리고 사회 전체의 발전에 공헌하는 것을 목적으로 하고 있습니다.

MICE (마이스)의 컨벤션 위치 결정

최근, 비즈니스 이벤트의 분야에서 주목받고 있는 것이 「MICE(마이스)」라고 하는 말입니다. 이것은 M eeting(회의·연수), I ncentive(보장·초대여행), C onvention(국제회의·학술회의), E xhibition/Event(전시회·이벤트)의 이니셜을 취한 조어로, 많은 사람들이 모이는 비즈니스 이벤트의 총칭입니다.

MICE는 기업과 지역의 경제에 큰 영향을 미치는 중요한 산업으로 자리매김하고 있으며, 그 중에서도 컨벤션은 대규모로 공식적인 집회로서 핵심적인 역할을 담당하고 있습니다.

MICE에 대해 더 자세히 알고 싶은 분은 여기를 클릭 > "MICE란?"

컨퍼런스, 포럼 등과의 의미 차이

컨벤션과 종종 혼동되는 몇 가지 단어가 있지만, 각각 뉘앙스의 차이가 있습니다.

컨퍼런스와의 차이

컨퍼런스는 컨벤션과 마찬가지로 '회의'를 가리키지만, 상대적으로 특정 주제에 대해 보다 전문적인 논의가 이루어지는 장소라는 뉘앙스가 강하다. 컨벤션이 보다 크고 공식적인 총회를 포함하는 반면, 컨퍼런스는 특정 분야의 전문가들이 모이는 논의의 장과 같은 차이가 있습니다.

컨퍼런스란? 의미와 목적과 진행 방법을 알기 쉽게 해설

포럼과의 차이

포럼은 한 주제에 대해 여러 등단자가 의견을 발표하고, 참가자도 섞어 토론을 하는 「공개토론회」의 형식을 가리킵니다. 일방적인 정보 제공보다는 양방향 토론에 중점을 둡니다.

회의와의 차이

회의는 주로 기업 내에서 수행되는 소규모 인원의 회의와 회의를 의미하며, 규모와 공식성에서 컨벤션과는 크게 다릅니다.

세미나와의 차이

세미나는, 특정의 테마에 대해 전문가가 강사가 되어, 참가자에게 지식이나 정보를 제공하는 「강습회」나 「연수회」입니다. 교육적인 측면이 강하고, 참가자는 주로 청강하는 입장이 됩니다.

전시회와의 차이

전시회는, 기업이나 단체가 자사의 제품이나 서비스를 부스 형식으로 전시해, 방문자에게 어필하는 장소입니다. 정보 교환보다, 상담이나 판촉이 주된 목적이 됩니다. 그러나 대규모 컨벤션에서는 관련 제품과 기술 전시회가 함께 개최되는 경우도 드물지 않습니다.

컨벤션의 구체적인 종류와 사례

컨벤션이 실제로 어떤 형태로 개최되고 있는지 구체적인 사례를 살펴 보겠습니다.

국제회의

가장 크고 공식적인 컨벤션의 예는 국가 간 국제 회의입니다.

G7(주요 7개국 정상회의)과 G20, APEC(아시아태평양경제협력) 등이 이에 있어서 세계적인 과제에 대해 각국의 정상과 각료가 논의하고 의사결정을 하는 중요한 장소입니다.

학술회의·학회

각 분야의 연구자가 모여 최신 연구 성과를 발표하고 지식을 교환하는 장소도 대표적인 컨벤션입니다.

일본 의학회 총회나 정보 처리 학회 전국 대회 등, 전문 분야마다 개최되어, 그 분야의 학술적인 발전에 크게 공헌하고 있습니다.

기업 주최 컨벤션

기업이 주최하는 컨벤션도 많이 존재합니다.

신제품이나 신서비스의 대규모 발표회, 전국의 판매 대리점이나 파트너 기업을 모아 경영 전략을 공유하는 회의, 혹은 전 직원이 한자리에 모이는 킥오프 미팅 등도 컨벤션의 일종 입니다. 이들은 기업의 비전을 공유하고 관계자와의 참여를 높이는 목적으로 개최됩니다.

협회·단체에 의한 대회나 총회

업계 단체나 협회, NPO 법인 등이 일년에 한 번의 활동 보고나 의사 결정을 위해 개최하는 연차 총회나 전국 대회도 컨벤션에 포함됩니다.

회원끼리의 정보 교환이나 네트워킹의 장으로서도 중요한 역할을 하고 있습니다.

왜 개최? 컨벤션의 목적과 세 가지 이점

컨벤션은 주최자, 참가자 및 개최지 각각에 큰 이점을 제공합니다.

주최자 측의 장점

주최자에게 컨벤션은 조직의 존재를 사회에 보여주는 절호의 기회 입니다.

최신 연구 성과와 신제품을 발표함으로써 업계 리더로서의 지위를 확립하고 강력한 브랜딩 효과를 기대할 수 있습니다.

또한 많은 참가자와 직접 교류함으로써 고객과 회원과의 견고한 관계를 구축하고 새로운 비즈니스 기회를 창출하는 것도 가능합니다. 사내용의 컨벤션이라면 조직의 일체감을 양성해, 직원의 사기를 높이는 이너 브랜딩에도 연결됩니다.

참가자 측의 장점

참가자에게는 업계의 최신 동향과 전문 지식을 효율적으로 수집할 수 있는 귀중한 기회 입니다.

제일선에서 활약하는 전문가의 강연을 듣거나 같은 과제 의식을 가진 다른 참가자와 교류하거나 하는 것으로, 자신의 스킬 업이나 동기 부여 향상에 연결됩니다.

평소에는 만날 수 없는 키퍼슨과의 인맥을 구축할 수 있는 네트워킹의 장으로서도, 매우 가치가 높다고 말할 수 있을 것입니다.

개최지역(도시)측의 장점

대규모 컨벤션은 개최지의 지역 경제에도 큰 혜택을 제공합니다.

국내외에서 많은 참가자가 방문하는 것으로, 숙박 시설이나 음식점, 교통기관 등이 수분, 큰 경제 효과가 태어납니다.

또, 컨벤션의 개최지로서 선택되는 것 자체가, 그 도시의 지명도 향상이나 매력 발신(시티 프로모션)에 연결되어, 비즈니스나 문화 교류의 거점으로서의 지위를 높이는 것에도 공헌합니다.

컨벤션을 성공으로 이끄는 개최 방법【4스텝】

양질의 컨벤션을 개최하려면 꼼꼼한 계획과 준비가 필수적입니다. 여기에서는, 기획으로부터 개최 후까지의 흐름을 4개의 스텝으로 나누어 해설합니다.

1단계: 기획 단계

모든 토대가 되는 것이 기획 단계입니다. 여기서 컨벤션의 골격을 굳게 합니다.

목적·골의 명확화

"무엇을 위해 누구에게 무엇을 말하고 싶은지"를 철저히 정의합니다.

목표와 개념 설계

타겟이 되는 참가자상을 구체적으로 그려, 가장 울리는 테마나 컨셉을 설계합니다.

개최 형식 결정

실제, 온라인 또는 둘 모두를 결합한 하이브리드 형식 중에서 가장 적합한 것을 선택합니다.

기본 사항 선정

일정, 기간, 회장을 구체적으로 선정합니다.

예산 계획 수립

수입과 지출을 씻어내고 실현 가능한 예산을 짜냅니다.

2단계: 준비 단계

기획이 굳어지면 구체적인 준비에 나설 것입니다. 다양한 작업을 꾸준히 진행하는 것이 중요합니다.

프로그램 구체화

기조 강연이나 분과회 등의 프로그램의 상세를 기획합니다.

등단자의 할당

테마를 따라 매력적인 등단자나 게스트에게 출연을 의뢰합니다.

홍보·집객 활동

공식 웹사이트나 SNS, 보도자료 등을 통해 홍보하여 참가자를 모으십시오.

각종 준비와 제작

참가 등록 시스템의 구축, 운영 매뉴얼이나 진행 대본의 작성, 회장 설영이나 음향·영상, 케이터링 등 전문 업자의 준비를 진행합니다. ※준비 항목은 다방면에 걸치기 때문에, 경험 풍부한 전문의 운영 회사에 상담하는 것도 유효한 수단입니다.

3단계: 당일 운영 단계

드디어 컨벤션 당일입니다. 참가자들에게 만족시켜주기 위해 부드러운 운영을 유의합니다.

접수 및 안내

참가자를 원활하게 회장에 안내합니다.

진행 관리

각 프로그램이 제 시간에 진행되도록 관리합니다.

교류장 운영

간친회 등을 운영하고, 참가자끼리의 교류를 촉구합니다.

트러블 대응

예기치 않은 상황에 대비하여 직원 간의 협력 체제를 구축하여 냉정하고 신속하게 대응합니다.

4단계: 개최 후 단계

컨벤션의 가치를 극대화하려면 개최 후 후속 조치가 필수적입니다.

설문 실시

참가자에게 설문조사를 실시하여 피드백을 수집하여 다음에 개선을 이끌어 냅니다.

애프터팔로우

감사 메일을 보내고, 개최 보고 리포트를 공개해, 참가자와의 지속적인 관계를 구축합니다.

효과 측정 및 평가

회계 보고를 정리해, 컨벤션 전체의 효과를 측정·평가해, 다음의 기획에 활용합니다.

성공의 열쇠는 장소 선택에 있습니다.

컨벤션의 성공을 좌우하는 매우 중요한 요소, 그것이 「회장 선택」입니다. 물론, 참가 인원수를 수용할 수 있는 용량, 필요한 장비가 갖추어져 있는지, 그리고 액세스가 좋은지 등의 기본적인 조건은 중요합니다. 그러나 참가자의 만족도를 결정하는 것은 그것만이 아닙니다.

최근, 비즈니스(일)와 레저(휴가)를 조합한 「브리저」나, 리조트지에서 일하면서 휴가도 즐기는 「워케이션」이라고 하는 생각이 퍼지고 있습니다. 이러한 새로운 요구에 부응하여 회의 전후에도 참가자가 즐길 수 있는 '특별한 체험'을 제공할 수 있는지 여부가 회장 선택의 새로운 기준이 되고 있습니다.

컨벤션 회장의 선택 방법 | 선정 포인트와 준비 순서를 완전 해설에 링크

미야자키 「PHOENIX SEAGAIA RESORT」라는 선택

미야자키의 웅대한 자연에 안겨진 「PHOENIX SEAGAIA RESORT」는 바로 이 새로운 시대의 요구에 부응하는 컨벤션 시설입니다.

과거에는 G7 정상 회의장이 된 최대 5,000 명을 수용 할 수있는 컨벤션 센터는 크고 작은 다채로운 연회실을 갖추고 있습니다.

그 압도적인 용량과 유연성은 국가 규모의 국제 회의에서 기업의 인센티브 여행, 중요한 의사 결정을 실시하는 경영 합숙에 이르기까지 모든 목적과 규모의 컨벤션에 대응 가능합니다.

물론, 최신의 음향·영상 설비나 고속 인터넷 환경도 완비하고 있어, 경험 풍부한 전문 스탭이 기획 단계부터 당일까지 일관해 서포트해 줍니다.

회의만이 아니다. 유일무이의 체험가치

SEAGAIA의 가장 큰 매력은 회의실 에서만 끝나지 않습니다. 컨벤션 회장에 인접한 「PHOENIX SEAGAIA OCEAN TOWER」에서는 웅대한 태평양을 한눈에 볼 수 있어 심신 모두 편안한 숙박이 가능합니다.

식사는, “식의 보고” 미야자키의 풍부한 재료를 살린 다채로운 레스토랑에서 즐길 수 있고, 애프터 컨벤션에는, 세계의 톱 프로도 인정하는 골프 코스에서의 플레이나, 스파에서의 힐링의 시간 등, 최고의 리프레쉬먼트가 기다리고 있습니다.

이러한 유일무이의 체험은, 참가자의 만족도를 극적으로 높여, 컨벤션에서 얻은 배움이나 사람과의 연결을, 보다 깊게 기억에 새기는 것입니다.

요약

컨벤션은 단순히 사람이 모이는 회의가 아니라 정보, 사람, 비즈니스가 교차하고 새로운 가치를 창출하는 중요한 플랫폼입니다. 그 성공은 명확한 목표 설정과 신중한 준비, 그리고 참가자들에게 잊을 수없는 경험을 제공 할 수있는 장소 선택에 달려 있습니다.

만약 당신이 참가자의 기억에 깊이 새겨지는 특별한 컨벤션 개최를 생각한다면, 비즈니스와 리조트가 완벽하게 융합한 'PHOENIX SEAGAIA RESORT '는 최고의 선택이 될 것입니다.

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