컨벤션 회장의 선택 방법 | 선정 포인트와 준비 순서를 완전 해설

컨벤션의 성공은 「회장 선택」으로 정해진다고 해도 과언이 아닙니다.

학술단체의 연차대회나 업계단체의 전국대회, 전시회를 수반하는 종합적인 이벤트 등 다양한 요소를 내포하는 컨벤션은 수백~수천명 규모의 참가자가 모이는 경우도 많아, 그 영향력은 큰 것이 있습니다.

막상 장소를 찾기 시작하면,

「전시와 강연을 양립할 수 있는 회장은 있는가」
"참가자의 동선이나 숙박 시설은 충분합니까?"
「자원봉사나 운영인원의 백야드는 충분합니까」

등, 검토 사항이 많음에 당황하는 것이 아닐까요.

본 기사에서는, 컨벤션의 기획·회장 수배를 맡은 담당자용으로, 회장 선택의 생각으로부터 구체적인 선정 스텝, 실패를 막는 체크포인트, 수배~예약의 실무 플로우까지를 망라적으로 해설합니다.

컨벤션이란?

「컨벤션(Convention)」은, 국내외의 관계자가 일정한 테마・목적을 가지고 모여, 학술 발표・토의・전시・교류를 포괄적으로 실시하는 대규모 집회를 가리킵니다.

정부 기관·학회·업계 단체·민간 기업 등이 주최해, 기조 강연·분과회·전시 병최·간친회·출전 부스 등, 다양한 요소를 통합한 구성을 취하는 것이 특징입니다.

컨벤션은 MICE (Meeting / Incentive Travel / Convention / Exhibition)의 중요한 요소입니다.

컨벤션이란? 의미나 구체예, 개최 방법 등 철저 해설

MICE(마이스)란?

MICE는 다음 네 가지 비즈니스 이벤트의 이니셜을 결합한 조어입니다.

• M eeting: 기업 교육 및 회의 등
• Incentive Travel: 기업 보상 및 교육 여행
• Convention: 국제회의, 학술회의 등
• E xhibition(또는 Event): 전시회, 박람회, 이벤트

MICE는 많은 사람들이 모여 지역에 큰 경제 효과와 비즈니스 기회를 가져오기 때문에 국가와 지자체도 적극적으로 유치하고 있습니다.

MICE(마이스)란? 의미나 구체예, 회장까지 완전 해설

컨벤션장의 선정이 중요한 이유

장소는 단순한 '장소'가 아닙니다. 컨벤션의 성패를 크게 좌우하는 전략적인 요소이며, 그 중요성은 다음의 3개로 집약됩니다.

참가자 체험의 질을 좌우하는 「회장의 쾌적성」

컨벤션은 수백에서 수천 명의 규모의 참가자가 오랜 시간 동안 체류하는 행사입니다. 액세스의 용이성과 관내의 도선 설계, 휴식과 음식의 환경, 쾌적한 에어컨 및 고속 통신 등은 참가자의 집중력과 만족도에 직결합니다.

게다가 기조 강연 회장·분과 회실·전시 스페이스를 왕래할 때에 혼잡이나 헤매가 생기지 않는지는, 이벤트 전체의 인상을 크게 좌우합니다. 참가자가 쾌적하게 보낼 수 있는 환경을 정돈하는 것이, 성공의 첫걸음이 됩니다.

이벤트의 성과를 극대화하는 「회장의 기능성」

컨벤션은 다양한 프로그램을 동시 병행으로 실시하는 경우가 많아, 회장에는 유연한 기능성이 요구됩니다. 강연이나 분과회에 필요한 음향·영상 설비는 물론, 전시 부스의 설영이나 포스터 발표의 스페이스, 스폰서의 노출을 배려한 설계 등, 목적에 따른 기능을 갖추고 있는지가 성과를 크게 좌우합니다.

또, 동시 통역이나 하이브리드 전달에의 대응, 배리어 프리나 다문화에의 배려 등, 다양한 참가자에게 응할 수 있는 기능도 불가결합니다.

주최자나 도시의 가치를 비추는 「브랜드 힘」

회장의 분위기나 규모, 입지는 주최 단체의 브랜드 이미지나 개최 도시의 가치를 상징하는 존재가 됩니다. 역사 있는 홀은 '전통과 신뢰'를, 선진적인 컨벤션 센터는 '혁신과 발전'을 인상합니다.

게다가 그 토지만의 문화 체험이나 자연에 접할 수 있는 환경은 참가자의 기억에 남는 특별한 가치가 되어, 이벤트 전체의 평가를 높입니다. 회장은 단순한 배경이 아니라 컨벤션의 메시지를 강하게 발신하는 무대입니다.

이와 같이, 회장 선택은 「쾌적성」 「기능성」 「브랜드 힘」이라고 하는 3개의 측면으로부터, 컨벤션의 질과 성과, 그리고 참가자의 만족도를 결정짓는 매우 중요한 의사 결정이 됩니다.

실패하지 않는다! 컨벤션 장소 선택 방법 7단계

그러면 구체적으로 어떤 순서로 컨벤션 회장을 선택하면 좋을까요? 여기에서는 체계적이고 효율적으로 최적의 장소를 찾는 7단계를 소개합니다.

【스텝 1】컨벤션의 목적·개요를 명확하게 한다

모든 기초가되는 가장 중요한 단계입니다. 다음 항목을 구체적으로 정리해 둡시다. 이것이 명확해지면 필요한 회장 규모나 설비, 요구되는 서비스 수준이 보입니다.

개최 목적

무엇을 달성하고 싶습니까? 목표는 무엇입니까?

예: 학술지식 공유, 업계 전반의 정보 발신, 스폰서십 강화 등

타겟 레이어

누구에게 참가하고 싶습니까?

예: 회원, 연구자, 업계 관계자, 해외 게스트 등

주요 콘텐츠

어떤 프로그램을 계획하고 있습니까?

예: 기조강연, 분과회, 포스터발표, 전시회, 간친회 등

개최 기간

1일 완결인가, 며칠간에 걸치는가

【스텝 2】개최 형식을 결정한다(리얼·온라인·하이브리드)

다음으로 개최 형식을 결정합니다. 컨벤션은 리얼 온라인 하이브리드와 형식이 다양화되고 있습니다. 어떤 형식을 선택할지에 따라 필요한 설비와 운영 체제가 크게 다릅니다.

■리얼 개최

참가자끼리의 교류나 전시의 체험 가치를 극대화할 수 있다

■온라인 개최

이동 부담이 없어 원격으로부터의 참가를 용이하게 한다

■하이브리드 개최

참가 기회를 극대화할 수 있지만, 배달 설비나 전문 스탭을 포함한 복잡한 운영 체제가 필요

이와 같이 형식을 결정함으로써, 회장 선정시에 필요한 조건을 명확화할 수 있습니다.

【스텝 3】참가 예정 인원수와 예산을 구체적으로 책정한다

그런 다음 참가자 규모와 예산을 강화합니다.

참가 인원수

최대로 몇 명을 예상할까? 피크시의 동시 수용 인원수는 얼마인가?

예: 기조 강연 1,000명, 분과회 각 200명, 전시 방문자 합계 3,000명

회장 용량

회장 전체에서 필요한 넓이와 방의 수는 얼마입니까? 소방법이나 안전 기준을 충족시킬 수 있을까?

예: 메인홀 수용 1,500명, 분과회실 10실, 전시공간 2,000㎡, 대기실 5실

예산

회장비뿐만 아니라, 설영·배신·인건비·음식·경비 등, 종합적으로 얼마를 확보할 수 있을까?

예: 총 예산 2,000만엔(내역: 회장비 800만엔, 전시설영 500만엔, 전달 관련 300만엔, 케이터링 200만엔, 경비·인건비 200만엔)

현실적인 숫자를 설정하면 선택 사항을 효율적으로 좁힐 수 있습니다.

【스텝 4】지역・입지를 선정한다

참가자의 편의를 최우선으로 개최 지역을 좁히십시오.

액세스

주요 교통수단으로부터의 액세스가 양호한가? 공항이나 신칸센에서 직통 수단이 있습니까?

예: 국제공항에서 차로 30분 이내, 주요역에서 도보 10분, 셔틀버스 운행 있음

숙박 시설

주변에서 다양한 가격대의 숙박 시설을 확보할 수 있습니까? 대규모 수요에 대응할 수 있습니까?

예: 도보권 내에 비즈니스 호텔~고급 호텔까지 1,000실 이상

주변 환경

음식·관광·안전성 등 참가자가 안심하고 체재할 수 있는 환경이 있는가?

예 : 회장 근처에 친목회가 가능한 레스토랑가 있는 치안이 양호

【스텝 5】필요한 설비·서비스를 씻는다

컨벤션의 목적에 따라 필수 장비 및 지원을 확인합니다.

기본설비

스크린, 마이크, 프로젝터 등 기본 장비는 갖추어져 있는가?

예 : 메인 홀에 대형 스크린 2면, 최신 음향 시스템 완비

컨벤션 특유의 설비

전시나 포스터 발표, 동시 통역, 다언어 안내에 대응할 수 있을까?

예: 전시 공간 2,000㎡, 포스터 게시용 패널 500장, 동시 통역 부스 4실, 다언어 간판 설치

통신 환경

대인원수가 동시 이용해도 안정된 인터넷 환경인가?

예: 최대 3,000대 동시 접속 가능한 전용 Wi-Fi 회선

부대 시설

참가자·등단자·운영 스태프에게 필요한 백야드가 갖추어져 있는가?

예: VIP 대기실 2실, 망토 2곳, 구호실, 기도실

지원 체제

전문 스탭이 상주해, 트러블 대응이 가능한가?

예: 다언어 대응 가능한 스탭, 영상·음향 전임팀

【스텝 6】회장 후보를 리스트 업 해, 비교 검토한다

드디어 회장 찾기입니다. 인터넷 검색이나 전문 소개 사이트, 과거 실적 등을 바탕으로 후보가 되는 회장을 복수 리스트업합니다. 리스트업한 회장은, 이하의 항목으로 비교 검토표를 작성하면, 객관적인 판단이 쉬워집니다.

• 회장명
• 수용 인원
• 회장 렌탈료
• 부대 설비 이용료
• 취소 정책
• 액세스
• 여유 상황
• 특기사항(하이브리드 대응 여부 등)

【스텝 7】현지를 봐서 최종 결정한다

후보지를 좁히면 가능한 한 현지를 확인하고 자료만으로는 모르는 점을 파악합니다.

스케일감・분위기

실제 넓이와 분위기는 기대에 부합하는가?

예 : 사진 이상으로 천장이 높고 개방감이있는 전시 영역도 충분한 여유

참가자 동선

접수에서 본회장, 분과회실, 전시회장으로의 이동은 원활합니까?

예: 에스컬레이터 배치를 알기 쉽고, 혼잡 시에도 회피 가능

장비 상태

음향·영상기재, 통역 부스, Wi-Fi 환경은 양호한가?

예: 최신 배포 설비가 도입됨, Wi-Fi 실측으로 안정 가동

직원의 대응력

담당자는 제안력이나 운영 경험을 가지고 있습니까?

예 : 전시도선이나 스폰서 노출의 궁리에 대해 구체적인 제안 있음

누르고 싶은 5가지 중요한 포인트

위의 단계 외에도 특히 신중하게 확인하고 싶은 다섯 가지 요점을 설명합니다. 이들을 누르면, 보다 질 높은 컨벤션 회장 선택이 가능하게 됩니다.

1. 대규모 집회에 어울리는 「회장의 분위기」

회장의 디자인이나 분위기는, 주최 단체나 이벤트 전체의 브랜드 이미지를 비추는 거울입니다. 격식있는 홀은 「신뢰와 전통」을, 최신의 컨벤션 센터는 「혁신과 선진성」을 인상 합니다.

게다가 그 지역만의 문화와 자연을 느낄 수 있는 로케이션은 참가자들에게 특별한 체험을 주어 이벤트의 가치를 높입니다.

2. 다양한 프로그램에 대응할 수 있는 「레이아웃의 유연성」

컨벤션은 기조 강연·분과회·전시·포스터 발표 등, 복수의 프로그램이 병행해 행해집니다. 따라서 대형 홀과 소 회장을 유연하게 결합할 수 있는지, 전시 공간과 세션 회장을 효율적으로 왕래할 수 있는지가 중요합니다.

레이아웃의 자유도가 높은 회장은 프로그램 운영의 가능성을 크게 넓힙니다.

3. 참가자 만족도를 높이는 “식사의 질과 다양성”

점심이나 간호회 등에서 제공되는 식사는 참가자의 인상에 강하게 남아 있습니다. 채식, 비건, 할랄, 알레르기 대응 등 다양한 식문화에 대응할 수 있는지 반드시 확인하세요.

게다가, 지역의 특색을 살린 요리나, 외형에도 화려한 메뉴는, 참가자에게 「와서 좋았다」라고 느끼게 하는 요소가 됩니다.

4. 당일의 안심을 지지하는 「테크니컬 서포트 체제」

대규모 이벤트에서는 음향, 영상, 조명, 동시 통역, 전달 설비 등 다양한 장비가 가동됩니다. 당일에 트러블이 발생하면 진행 전체에 큰 영향을 미치기 때문에, 전문 스탭이 상주해 설영으로부터 철수까지 일관해 서포트해 주는 체제가 빠뜨릴 수 없습니다.

특히 하이브리드 개최에서는, 전달 전문의 스탭이나 안정된 회선 확보가 성공의 열쇠가 됩니다.

5. 예상외에 대비하는 「계약 내용과 취소 정책」

계약 전에 반드시 요금 체계나 취소 정책을 확인합시다. 언제부터 몇%의 취소료가 발생하는지, 부대설비의 이용료나 추가 요금의 발생 조건은 어떤지, 불명점은 모두 클리어해 두어야 합니다.

또, 대규모 컨벤션에서는, 설영·철거의 시간 제한이나 심야 작업의 가부 등, 운영에 직결하는 계약 조건도 중요한 체크 포인트입니다.

【규슈·미야자키】리조트형 컨벤션이라면 “PHOENIX SEAGAIA RESORT ”를 추천

규슈 지역에서 대규모 컨벤션 개최를 고려하고 있다면, "PHOENIX SEAGAIA RESORT "를 추천합니다.

SEAGAIA 아에서는, 회의·전시·간친회까지를 일체적으로 운영할 수 있는 환경이 갖추어져 있어, 참가자에게도 주최자에게도 메리트가 많이 있습니다.

압도적인 용량과 다양한 장소

최대 5,000명을 수용할 수 있는 「SEAGAIA CONVENTION CENTER」를 비롯해 크고 작은 다양한 장소를 갖추고 있습니다. 기조 강연부터 분과회, 포스터 발표, 전시회까지 모든 프로그램에 유연하게 대응 가능합니다. 음향·조명·영상 설비도 갖추어져, 하이브리드 개최에 필요한 전달 환경도 만전입니다.

올인원 리조트만의 편의성과 특별 체험

숙박 시설(PHOENIX SEAGAIA OCEAN TOWER 등), 다양한 레스토랑, 온천, 스파, 골프 코스가 모두 리조트 내에 갖추어져 있어 참가자는 이동의 스트레스 없이 체류를 즐길 수 있습니다.

태평양을 바라보는 장엄한 경치와 미야자키만의 자연·문화에 접하는 체험은, 참가자의 기억에 깊게 남아, 이벤트 전체의 가치를 높입니다.

전문 팀의 원 스톱 지원

SEAGAIA 아에서는 컨벤션 운영 경험이 풍부한 전문 팀이 기획 단계부터 당일 운영까지를 총체적으로 지원합니다. 전시 부스의 설영이나 스폰서 대응, 다언어 케이터링, 문화 체험 프로그램의 제안 등, 주최자의 모든 요구에 대응 가능합니다.

대규모 이벤트에 특유의 과제도 안심하고 맡길 수 있는 체제가 갖추어져 있습니다.

비일상적인 리조트 공간에서 하는 컨벤션은 참가자들에게 잊을 수 없는 체험이 되어, 다음 번 이후의 참가 의욕이나 국제적인 평가로 이어집니다. 규슈·미야자키에서의 개최를 검토할 때는, 꼭 “PHOENIX SEAGAIA RESORT ”에 상담해 주세요.

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