컨퍼런스 장소의 선택 방법 | 성공으로 이끄는 포인트와 준비 절차를 완전 해설

컨퍼런스의 성공은 '회장 선택'으로 결정된다고 해도 과언이 아닙니다. 그러나 막상 회장을 찾기 시작하면, 「무엇을 기준으로 선택하면 좋은 것인가」 「어떤 시설이 있는가」 「수배의 진행 방법을 모른다」 등, 많은 의문이나 불안에 직면하는 것은 아닐까요.

이 기사에서는 컨퍼런스의 기획이나 회장 준비를 맡은 담당자를 향해, 회장 선택의 기본적인 생각으로부터, 구체적인 선정 스텝, 그리고 실패하지 않기 위한 중요한 체크 포인트까지를 망라적으로 해설합니다.

끝까지 읽을 수 있으면, 자사의 컨퍼런스에 최적인 회장을 찾아내, 참가자 전원의 만족도를 높이기 위한 구체적인 길을 볼 수 있을 것입니다. 꼭 최고의 컨퍼런스를 실현하기 위한 첫걸음으로 활용해 주십시오.

컨퍼런스란?

우선, 「컨퍼런스(Conference)」란 무엇인가, 그 정의로부터 확인해 둡시다.

컨퍼런스는 특정 주제에 대한 정보 공유, 의견 교환, 논의를 위한 공식 회의체를 말합니다. 학술 발표회부터 기업 전략 발표, 신제품 소개, 업계 동향을 탐구하는 대규모 회의에 이르기까지 그 목적과 규모는 다양합니다. 단순한 회의와 달리 전문성이 높고 많은 참가자가 모이는 것이 특징입니다.

그리고 이러한 컨퍼런스는 보다 큰 비즈니스 이벤트의 틀인 「MICE(마이스)」의 중요한 구성 요소의 하나입니다.

컨퍼런스란? 의미와 목적과 진행 방법을 알기 쉽게 해설

MICE(마이스)란?

MICE는 다음 네 가지 비즈니스 이벤트의 이니셜을 결합한 조어입니다.

• M eeting: 기업 교육 및 회의 등
• Incentive Travel: 기업 보상 및 교육 여행
• Conference/Convention: 국제회의, 학술회의 등
• E xhibition(또는 Event): 전시회, 박람회, 이벤트

MICE는 많은 사람들이 모여 지역에 큰 경제 효과와 비즈니스 기회를 가져오기 때문에 국가와 지자체도 적극적으로 유치하고 있습니다. 컨퍼런스를 기획한다는 것은, 이 MICE의 일익을 담당하는, 사회적으로도 경제적으로도 의의가 있는 활동입니다.

MICE(마이스)란? 의미나 구체예, 회장까지 완전 해설

컨퍼런스 장소의 선정이 중요한 이유

장소는 단순한 '장소'가 아닙니다. 컨퍼런스의 성공을 크게 좌우하는 전략적인 요소이며, 그 중요성은 다음의 3개를 들 수 있습니다.

참가자의 '쾌적성'이 만족도의 열쇠를 잡는다

장소에 대한 접근성, 시설의 편안함, 시설의 충실도는 참가자가 이벤트에 집중할 수 있는지 여부를 결정합니다. 역에서 멀고, 에어컨이 너무 효과적이고, Wi-Fi가 연결되기 어렵다는 사소한 스트레스가 컨퍼런스 전체의 인상을 손상시킬 수 있습니다.

회장의 「기능성」이 이벤트의 성과를 좌우한다

컨퍼런스의 목적은 정보 공유, 네트워킹, 새로운 비즈니스 창출 등 다양합니다. 목적에 맞는 분위기나 레이아웃, 최신의 음향·영상 설비가 갖추어져 있는 회장은, 등단자의 프레젠테이션 효과를 높여, 참가자끼리의 활발한 교류를 촉구해, 이벤트의 성과를 극대화합니다.

회장은 주최자의 「브랜드」를 말하는 메시지가 된다

회장의 분위기나 격식은, 주최하는 기업이나 단체의 브랜드 이미지 그 자체입니다. 격식 높은 호텔은 신뢰성을, 디자인성이 높은 홀은 혁신성을, 같이 회장이 가지는 이미지가 참가자에게 주는 메시지는 절대입니다.

이와 같이 회장 선택은 참가자, 주최자, 브랜드 모두에게 매우 중요한 의사결정입니다.

실패하지 않는다! 컨퍼런스 장소 선택 방법 7단계

그렇다면 구체적으로 어떤 절차로 장소를 선택해야합니까? 여기에서는 체계적이고 효율적으로 최적의 장소를 찾는 7단계를 소개합니다.

【스텝 1】컨퍼런스의 목적·개요를 명확하게 한다
【스텝 2】개최 형식을 결정한다(리얼·온라인·하이브리드)
【스텝 3】참가 예정 인원수와 예산을 구체적으로 책정한다
【스텝 4】지역・입지를 선정한다
【스텝 5】필요한 설비·서비스를 씻는다
【스텝 6】회장 후보를 리스트 업 해, 비교 검토한다
【스텝 7】현지를 봐서 최종 결정한다

【스텝 1】컨퍼런스의 목적·개요를 명확하게 한다

모든 기초가 되는 가장 중요한 단계입니다. 다음 항목을 구체적으로 언어화합시다. 이들이 명확해지는 것으로, 필요한 회장의 규모나 분위기, 설비가 스스로 보입니다.

개최 목적

무엇을 달성하고 싶습니까? 목표는 무엇입니까?

예: 신제품 인지 확대, 업계 리더십 확립, 직원 참여 개선 등

타겟 레이어

누구에게 참가하고 싶습니까?

예: 기존 고객, 잠재 고객, 업계 관계자, 학생 등

주요 콘텐츠

어떤 프로그램을 계획하고 있습니까?

예: 강연, 패널 토론, 분과회, 워크숍, 간호회 등

【스텝 2】개최 형식을 결정한다(리얼·온라인·하이브리드)

코로나 화를 거쳐 개최 형식의 선택은 리얼 온라인 하이브리드로 다양화되었습니다. 어떤 형식을 선택하느냐에 따라 필요한 장비나 회장의 조건이 크게 달라집니다. 특히 하이브리드 개최의 경우, 고품질의 전달 환경이 갖추어져 있는지, 전문 스탭이 상주하고 있는지가 중요한 선정 기준이 됩니다.

각각의 개최 형식에 대해 이하에 정리했습니다.

■ 리얼 개최

참가자가 일당을 만나는 전통적인 형식. 일체감이나 열기를 양성하기 쉽다.

■ 온라인 개최

장소를 불문하고 참가할 수 있다. 비용을 억제하기 쉽다.

■ 하이브리드 개최

실제와 온라인을 결합한 형식. 참가 기회를 극대화할 수 있지만 전달 설비와 운영이 복잡해진다.

【스텝 3】참가 예정 인원수와 예산을 구체적으로 책정한다

다음으로, 참가 인원수나 예산 등 구체적인 숫자를 굳혀 갑니다.

우선은 참가 인원수입니다. 최대 몇 명을 기대할 것인지를 상정하고, 회장의 수용 인원수(커패시티)를 결정합니다. 소방법 등의 관점에서, 수용 인원수는 엄밀하게 지켜야 합니다. 조금 여유를 갖게 한 용량의 장소를 선택하는 것이 일반적입니다.

다음으로 예산을 정해 갑니다. 회장비 뿐만이 아니라, 부대 설비비, 인건비, 음식비, 배달 장비비 등, 총액으로 어느 정도의 비용을 들 수 있는지를 산출합니다. 회장비가 예산의 대부분을 차지하기 때문에 여기에서 현실적인 금액을 설정하는 것이 중요합니다.

【스텝 4】지역・입지를 선정한다

참가자의 편의성을 고려하여 개최 영역을 좁히십시오. 「주요 역에서의 액세스」 「가까운 역으로부터의 거리」 「주변 환경」의 3개의 항목이 클리어할 수 있는 에리어나 입지의 회장 후보를 선정합시다.

주요 역에서 오시는 길

멀리서 참가자가 많으면 신칸센 정차역이나 공항에서 접근이 좋은 터미널역 주변이 유력 후보가 됩니다.

가장 가까운 역에서의 거리

역에서 도보 권내(5~10분 정도)가 이상적입니다. 먼 경우는 셔틀 버스의 준비 등도 검토합시다.

주변 환경

숙박 시설이나 음식점이 충실하고 있는지, 컨퍼런스 전후에 들를 수 있는 장소가 있는지 등도 참가자의 만족도에 관련된 요소입니다.

【스텝 5】필요한 설비·서비스를 씻는다

1~3단계에서 설명한 개요를 바탕으로 필수 장비 및 서비스를 나열합니다. 아래는 일반적인 항목이므로 참고해 보세요.

기본설비	프로젝터, 스크린, 마이크, 연대, 화이트보드 등
음향·조명 설비	BGM이나 연출을 고집하고 싶은 경우에 중요
통신 환경	빠르고 안정적인 Wi-Fi는 필수. 특히 하이브리드 개최에서는 가장 중요한 항목.
대기실 · 망토	등단자용 대기실이나 참가자의 짐을 맡는 망토의 유무
음식, 케이터링	회의회와 커피 브레이크를 준비 할 수 있습니까?
지원 체제	장비 트러블에 대응할 수 있는 전문 스탭이 상주하고 있는가

【스텝 6】회장 후보를 리스트 업 해, 비교 검토한다

드디어 회장 찾기입니다. 인터넷 검색이나 전문 소개 사이트, 과거 실적 등을 바탕으로 후보가 되는 회장을 복수 리스트업합니다. 리스트업한 회장은, 이하의 항목으로 비교 검토표를 작성하면, 객관적인 판단이 쉬워집니다.

• 회장명
• 수용 인원
• 회장 렌탈료
• 부대 설비 이용료
• 취소 정책
• 액세스
• 여유 상황
• 특기사항(하이브리드 대응 여부 등)

【스텝 7】현지를 봐서 최종 결정한다

후보가 2~3개소로 좁혀지면, 가능한 한 현지에 발을 옮겨, 자신의 눈으로 확인하면 좋을 것입니다. 웹사이트나 자료만으로는 모르는 많은 중요한 정보를 얻을 수 있습니다.

우선 확인하고 싶은 것은 공간이 가지는 스케일감이나 분위기 입니다. 사진으로 보는 것보다 천장이 낮고 압박감이 없는지, 회장 전체의 청결감은 유지되고 있는지, 브랜드 이미지에 맞는지 등, 참가자가 하루를 보내는 장소로서 쾌적한가 어떤가를 피부로 느낄 수 있습니다.

다음으로, 참가자의 시선으로 "동선"을 확인하는 것도 매우 중요합니다. 접수에서 메인 홀, 휴식 시간에 이용하는 화장실, 분과회가 개최되는 별실로의 이동은 부드럽거나 헤매지 않고 도착할 수 있을까. 실제로 걸어 보면 당일의 혼란이나 참가자의 스트레스를 미연에 방지하는 힌트를 찾을 수 있습니다.

게다가 프로젝터나 음향 등 설비의 상태나 사용의 용이성도 체크합시다. 그리고 무엇보다, 안내해 주는 회장 담당자의 대응력이나 제안력은, 컨퍼런스를 성공으로 이끄는 파트너로서 신뢰할 수 있는가를 파악하는 큰 판단 재료가 됩니다.

이와 같이, 시야에서 얻은 리얼한 정보와, 이미 입수하고 있는 견적 내용을 종합적으로 음미해, 후회 없는 최종 결정을 내리자.

누르고 싶은 5가지 중요한 포인트

위의 단계 외에도 특히 신중하게 확인하고 싶은 다섯 가지 요점을 설명합니다. 이들을 누르면 보다 질 높은 회장 선택이 가능합니다.

브랜드를 구현하는 '회장 분위기'

회장의 인테리어 디자인이나 격식이, 자신의 브랜드 이미지나 컨퍼런스의 테마와 맞는지 확인해 보세요. 예를 들어, 고급 기술에 대한 컨퍼런스라면 세련되고 현대적인 디자인의 장소가 적합합니다.

다양한 프로그램에 대응하는 「레이아웃의 유연성」

메인 홀뿐만 아니라 소규모 분과회나 상담 공간이 필요하게 되는 경우도 많습니다. 하나의 큰 방을 파티션으로 구분할 수 있는지, 또는 크고 작은 다양한 방이 여러 개 준비되어 있는지 등 프로그램에 맞는 유연한 레이아웃이 가능한지 확인합시다.

참가자 만족도를 높이는 '식사의 질과 선택'

점심과 간호회에서의 식사는 참가자의 만족도를 크게 좌우합니다. 알레르기 대응과 채식 메뉴 등 다양한 요구에 부응할 수 있으며, 제공되는 식사의 질과 외형도 중요합니다. 가능하면 시식을 추천합니다.

당일의 안심을 지지하는 「테크니컬 서포트 체제」

당일의 음향·조명·영상 장비의 트러블은 절대로 피하고 싶은 사태입니다. 전문 기술 스탭이 상주해, 설영부터 프로덕션, 철수까지 일관되게 서포트해 주는 회장은 매우 든든한 존재입니다. 특히 하이브리드 개최에서는, 전달에 관한 전문 지식을 가진 스탭이 있는 것이 절대 조건이 됩니다.

위험을 피하는 '계약 내용 및 취소 정책' 확인

계약 전에는 취소 정책을 반드시 확인하시기 바랍니다. 「언제부터」 「무엇 퍼센트」의 취소료가 발생하는지를 정확하게 파악해 두는 것이, 만일의 사태에 대비하는데 있어서 필수적입니다. 또한 요금 체계가 명확하거나 추가 요금이 발생하는 경우는 어떤 경우인지 등 구석구석까지 확인하고 불명점은 모두 해소해 둡시다.

컨퍼런스 회장의 준비・예약까지의 실천적인 흐름

회장 선정의 스텝과 병행해 진행되는, 수배・예약의 구체적인 흐름을 시계열로 소개합니다.

문의・빈 상황의 확인(6개월~1년 전)

신경이 쓰이는 회장이 발견되면, 우선은 전화나 웹 사이트의 폼으로부터 문의해, 희망 일정의 빈 상태를 확인합니다. 이때 컨퍼런스의 개요(목적, 예정인원수, 희망형식 등)를 전하면 그 후의 이야기가 원활하게 진행됩니다.

임시 예약 및 견적 요청

여유가 있다면 임시 예약을 할 수 있는지 확인합시다. 임시 예약 기간은 회장에 따라 다르지만 1~2주 정도가 일반적입니다. 이 기간 동안 자세한 견적을 요청합니다.

현지 시야

앞서 언급했듯이 임시 예약 기간 동안 반드시 시야를 실시합니다. 영업 담당자와 직접 이야기해, 섬세한 의문점을 해소하는 절호의 기회입니다.

본 계약 체결

시모미와 견적 내용에 납득할 수 있으면, 정식으로 계약을 체결합니다. 신청서에의 기입·날인과, 신청금의 지불을 가지고 계약 완료가 되는 케이스가 일반적입니다.

운영 담당자와의 상세 협의(1~3개월 전)

계약 후에는, 회장의 운영 담당자(코디네이터등)와, 당일의 진행이나 레이아웃, 장비, 케이터링등의 상세를 채워 갑니다. 여러 번의 협의가 필요할 수도 있습니다.

컨퍼런스 당일

최종 협의 내용에 따라 컨퍼런스가 실시됩니다. 당일은 회장 스탭과 밀접하게 연계를 취하면서, 부드러운 운영을 목표로 합니다.

【규슈·미야자키】리조트형 MICE라면 “PHOENIX SEAGAIA RESORT ”를 추천

만약, 규슈 지역에서 지금까지의 조건을 높은 레벨로 채우고, 또한 참가자에게 특별한 체험을 제공할 수 있는 회장을 찾고 있다면, 「PHOENIX SEAGAIA RESORT」를 추천합니다.

SEAGAIA는 단순한 회의 시설이 아닌 국제 회의에서 기업 회의, 인센티브 여행에 이르기까지 모든 MICE의 요구를 충족시키는 통합 리조트입니다.

SEAGAIA 추천하는 이유를 3개의 포인트로 소개합니다.

압도적인 용량과 다양한 장소

최대 5,000명을 수용할 수 있는 「SEAGAIA CONVENTION CENTER」를 비롯해 크고 작은 다양한 30개 이상의 회장을 갖추고 있습니다.

대규모 국제 회의에서 중역 회의, 분과회, 전시회에 이르기까지 모든 규모와 목적의 컨퍼런스에 유연하게 대응할 수 있습니다. 최신의 음향·조명·영상 설비는 물론, 하이브리드 개최를 위한 전달 환경도 만전입니다.

올인원 리조트만의 편의성과 비일상감

컨퍼런스 장소, 숙박 시설 (PHOENIX SEAGAIA OCEAN TOWER 등), 다양한 레스토랑, 온천, 골프 코스, 스파 등 모든 시설이 리조트 내에 집약되어 있습니다.

참가자는 이동의 스트레스없이 회의 사이 또는 앞뒤로 새로 고칠 수 있습니다. 태평양을 바라보는 장엄한 위치가 가져오는 비일상감은 참가자의 창의성을 자극하고 특별한 일체감을 조성합니다.

숙련된 전문 팀을 통한 원스톱 지원

MICE의 숙련된 전문팀이 회장 선정부터 계획, 당일 운영까지를 원스톱으로 지원합니다. 식사 메뉴 개발부터 독자적인 활동 프로그램 제안에 이르기까지 주최자의 모든 요구에 부응하여 컨퍼런스의 성공을 강력하게 백업합니다.

음식의 보고·미야자키의 풍부한 재료를 살린 질 높은 케이터링도, 참가자의 만족도를 비약적으로 높이는 요소입니다.

일상적인 소음에서 벗어난 특별한 환경에서 수행하는 "리조트 MICE"는 참가자의 기억에 깊이 새겨지는 독특한 경험 가치를 제공합니다.

기업 팀 빌딩부터 국제 회의에 이르기까지 전임 직원이 요청에 맞는 최적의 계획을 제안합니다. 기획의 초기 단계에서도 상관 없으므로, 우선은 부담없이 문의해 주세요.