국제 회의 회장의 선택 방법 | 선정 포인트와 준비 순서를 완전 해설

국제회의의 성공은 「회장 선택」으로 정해진다고 해도 과언이 아닙니다. 특히 해외에서 많은 게스트를 맞이하는 국제회의에서는, 회장이 일본의 얼굴, 그리고 주최 단체의 얼굴이 됩니다.

그러나 막상 회장을 찾기 시작하면, 「무엇을 기준으로 선택하면 좋은 것인가」 「어떤 시설이 있는 것인가」 「국제적인 요건을 채울 수 있을까」 등, 많은 의문이나 불안에 직면하는 것은 아닐까요.

이 기사에서는 국제 회의의 기획이나 회장 준비를 맡은 담당자를 향해, 회장 선택의 기본적인 생각으로부터, 구체적인 선정 스텝, 그리고 실패하지 않기 위한 중요한 체크 포인트까지를 망라적으로 해설합니다.

끝까지 읽을 수 있으면, 스스로가 주최하는 국제회의에 최적인 회장을 찾아내, 전세계로부터의 참가자 전원의 만족도를 높이기 위한 구체적인 길을 볼 수 있을 것입니다.

꼭 최고의 국제회의를 실현하기 위한 첫걸음으로 활용해 주십시오.

국제회의란?

우선, 「국제 회의(International Conference/Convention)」란 무엇인가, 그 정의로부터 확인해 둡시다.

국제회의란 특정 주제에 대해 정보 공유, 의견교환, 논의를 하기 위해 국경을 넘어 참가자가 모이는 공식적인 회의체를 말합니다. 학술 발표회부터 정부 간 회의, 국제 단체 연례 총회, 글로벌 기업의 전략 회의에 이르기까지 그 목적과 규모는 다양합니다.

국내 회의와 달리 여러 언어가 날아다니며 다양한 문화 배경을 가진 사람들이 한자리에 모이는 것이 가장 큰 특징입니다.

그리고 이러한 국제 회의는 보다 큰 비즈니스 이벤트의 틀인 「MICE(마이스)」의 중요한 구성 요소의 하나입니다.

MICE(마이스)란?

MICE는 다음 네 가지 비즈니스 이벤트의 이니셜을 결합한 조어입니다.

• M eeting: 기업 교육 및 회의 등
• Incentive Travel: 기업 보상 및 교육 여행
• Convention: 국제회의, 학술회의 등
• E xhibition(또는 Event): 전시회, 박람회, 이벤트

MICE는 전세계에서 많은 사람들이 모여 개최지역에 큰 경제효과와 국제적인 비즈니스 기회를 가져오기 때문에 국가와 지자체도 적극적으로 유치하고 있습니다.

국제회의를 기획한다는 것은 이 MICE의 핵심을 담당하는 국제교류와 경제발전에도 기여하는 매우 의미 있는 활동 입니다.

MICE(마이스)란? 의미나 구체예, 회장까지 완전 해설

국제회의 회장 선정이 특히 중요한 이유

장소는 단순한 '장소'가 아닙니다. 국제회의의 성패를 크게 좌우하는 전략적인 요소이며, 그 중요성은 다음의 3가지를 들 수 있습니다.

참가자의 만족도를 좌우하는 「쾌적성」

해외 참가자의 대부분은 장시간 비행과 시차로 인한 큰 피로를 가지고 도착합니다. 따라서 국제공항에서 원활하게 접근할 수 있어 안전・안심을 느낄 수 있는 입지는 회장 선정의 절대 조건입니다.

긴 여행의 피로를 풀 수 있는 쾌적한 시설 환경이나, 스트레스 프리의 고속 통신 환경은, 참가자가 만전의 상태로 회의에 임하기 위한 기반이 됩니다. 이들에 대한 배려가 부족한 것은, 회의 본체뿐만 아니라, 호스트 국가나 도시의 호스피탈리티 그 자체에의 평가를 낮출 수 있습니다.

회장에의 길은, 참가자가 그 나라에서 받는 「첫 체험」이며, 첫인상을 결정짓는 것입니다.

회의 성과를 극대화하는 '기능성'

국제회의의 진가는 언어와 문화의 벽을 넘은 활발한 논의와 거기에서 태어난 새로운 지견과 네트워크에 있습니다.

동시 통역 부스나 최신의 음향·영상 설비는 원활한 논의의 생명선입니다. 게다가 현대의 국제회의에서는 다양한 참가자를 받아들이는 인클루시비티(포섭성)가 강하게 요구되고 있습니다. 할랄이나 채식, 알레르기 등 다양한 식문화에 대한 세심한 대응, 예배실(플레이어 룸)의 설치, 완전한 배리어 프리 설계 등은 모든 참가자가 존중되고 있다고 느끼는데 필수적입니다.

또, 정부 요인(VIP)이 참가하는 경우에는, 경비 계획의 세우기 쉬움등의 시큐리티면에서의 고도의 기능성도 회장에 요구됩니다.

세계로의 발신력이 되는 「브랜드 가치」

회장은, 호스트국・도시, 그리고 주최 단체의 브랜드 이미지를 세계에 발신하는 강력한 미디어입니다.

역사와 전통을 느끼게 하는 회장은 「신뢰성」을, 최신예의 컨벤션 센터는 「선진성」을 무언으로 전합니다. 그러나 그 이상으로 중요한 것은 그 장소에서만 얻을 수있는 독특한 체험 가치의 제공입니다.

회의의 사이에 일본다운 문화나 풍부한 자연에 접할 수 있는 로케이션은 참가자의 창조성을 자극해 기억에 깊이 새겨집니다. 회의의 내용이 뛰어난 것은 물론, 부수하는 체험이 감동적이었는지 여부가, 회의 전체의 가치를 비약적으로 높이는 것입니다.

이와 같이, 회장 선택은「쾌적성」 「기능성」 「브랜드 가치」라고 하는 3개의 측면으로부터, 국제 회의 전체의 질, 성과, 및 전세계로부터의 참가자의 만족도를 결정 짓는, 매우 중요한 의사 결정입니다.

국제회의 회장 선택 성공에 7단계

그렇다면 구체적으로 어떤 절차로 장소를 선택해야합니까? 여기에서는 체계적이고 효율적으로 최적의 장소를 찾는 7단계를 소개합니다.

【스텝 1】국제회의의 목적・개요를 명확히 한다

모든 기초가 되는 가장 중요한 단계입니다. 다음 항목을 구체적으로 언어화합시다. 이것이 명확해지면 필요한 장소의 규모와 기능, 요구되는 서비스 수준이 보입니다.

개최 목적

무엇을 달성하고 싶습니까? 목표는 무엇입니까?

예: 최신 연구 성과 발표, 국제표준 수립, 국제협력 촉진 등

타겟 레이어

누구에게 참가하고 싶습니까? (국적, 전문 분야 등)

예: 각국의 연구자, 정부 관계자, 글로벌 기업 임원 등

주요 콘텐츠

어떤 프로그램을 계획하고 있습니까?

예: 기조 강연, 패널 토론, 포스터 세션, 분과회, 리셉션 등

사용 언어

공식 언어는 무엇입니까? 동시 통역은 필요합니까?

【스텝 2】개최 형식을 결정한다(리얼·온라인·하이브리드)

코로나 화를 거쳐 개최 형식의 선택은 리얼 온라인 하이브리드로 다양화되었습니다. 특히 국제회의에서는 시차나 이동비용 문제를 해결할 수 있는 하이브리드 개최가 효과적인 선택이 됩니다. 어떤 형식으로 개최할지를 결정합시다.

■ 리얼 개최

참가자가 일당을 만나는 전통적인 형식. 네트워킹과 일체감의 양성이 가장 뛰어나다.

■온라인 개최

장소를 불문하고 참가할 수 있다. 비용을 줄이고 지리적 제약을 없애라.

■하이브리드 개최

실제와 온라인을 결합한 형식. 참가 기회를 극대화할 수 있지만, 고품질의 배달 설비와 언어 대응을 포함한 복잡한 운영 체제가 요구된다.

【스텝 3】참가 예정 인원수와 예산을 구체적으로 책정한다

다음으로, 참가 인원수나 예산 등 구체적인 숫자를 굳혀 갑니다.

우선은 참가 인원수입니다. 최대 몇 명을 전망할지, 국가·지역별 내역은 어떤가를 상정해, 회장의 수용 인원수(캐패시티)를 결정합니다. 소방법 준수를 위해, 조금 여유를 갖게 한 용량의 회장을 선택하는 것이 일반적입니다.

그런 다음 예산을 결정합니다. 회장비 뿐만이 아니라, 동시 통역 관련비, 기재비, 인건비, 음식비(종교상의 금기 등에도 배려), 경비비 등, 총액으로 어느 정도의 비용을 들 수 있는지를 산출합니다. 환율 변동 위험도 고려한 현실적인 금액 설정이 중요합니다.

【스텝 4】지역・입지를 선정한다

해외로부터의 참가자의 편리성을 최우선으로 생각해, 개최 에리어를 좁힙니다. 「국제공항에서의 액세스」 「가까이 역으로부터의 거리」 「숙박시설의 충실도」의 3개가 가장 중요한 항목입니다.

국제공항에서 오시는 길

공항에서 환승이 적고, 알기 쉬운 루트로 액세스할 수 있는 터미널역 주변이 최유력 후보입니다. 리무진 버스의 유무를 확인합시다.

가장 가까운 역에서의 거리

역에서 도보 권내(5~10분 정도)가 이상적입니다. 먼 경우에는 셔틀 버스 준비도 검토합니다.

주변 환경

다양한 랭크의 숙박 시설을 충분히 확보할 수 있는지, 리셉션 후에 이용할 수 있는 음식점이 있는지, 치안은 좋은지, 등도 중요한 선정 요소입니다.

【스텝 5】필요한 설비·서비스를 씻는다

1~3단계에서 설명한 개요를 바탕으로 필수 장비 및 서비스를 나열합니다. 아래는 국제 회의에서 특히 중요한 항목입니다.

기본설비	프로젝터, 스크린, 마이크, 연대 등
국제회의 특유의 설비	· 동시 통역 부스 : 필요한 언어 수에 대응할 수 있습니까? · 다국어 대응 사이 니지 : 회장 안내 및 프로그램 표시
통신 환경	빠르고 안정적인 Wi-Fi는 필수. 특히 하이브리드 개최에서는 가장 중요한 항목.
대기실 · 망토	VIP·등단자용의 대기실이나, 참가자의 짐을 맡는 망토의 유무
음식, 케이터링	할랄, 채식, 알레르기 등 다양한 식문화·습관에 대응이 가능한가
보안 시스템	VIP 경호나 회장 전체의 경비 계획에 대응할 수 있을까
지원 체제	장비나 통역 시스템에 정통한 전문 스탭, 다언어 대응 가능한 스탭이 상주하고 있는가

【스텝 6】회장 후보를 리스트 업 해, 비교 검토한다

드디어 회장 찾기입니다. 각 도시의 컨벤션 뷰로로부터의 정보 제공이나, 전문 사이트, 과거의 실적등을 바탕으로 후보를 복수 리스트 업 합니다. 리스트업한 회장은, 이하의 항목으로 비교 검토표를 작성하면, 객관적인 판단이 쉬워집니다.

• 회장명
• 수용 인원수(메인홀, 분과회실)
• 회장 렌탈료
• 부대 설비 이용료(통역 부스 등)
• 취소 정책
• 국제공항에서 오시는 길
• 주변 숙박 시설의 용량
• 여유 상황
• 특기항(국제회의 실적, 보안 레벨, 다언어 대응 스태프의 유무 등)

【스텝 7】현지를 봐서 최종 결정한다

후보가 2~3곳으로 좁혀지면 가능한 한 현지로 발을 옮겨 자신의 눈으로 확인합시다. 웹사이트나 자료만으로는 모르는 많은 중요한 정보를 얻을 수 있습니다.

우선 확인하고 싶은 것은 공간이 가지는 스케일감이나 격식 입니다. 메인 홀은 물론, 분과회실이나 포스터 세션을 실시하는 스페이스가 충분한지, 전체의 청결감이나 브랜드 이미지에 맞는지 확인합니다.

다음으로 해외로부터의 참가자 시선으로 「동선」을 확인합니다. 접수에서 메인 홀, 분과회실, 화장실로의 이동은 부드럽거나 언어 표시가 없어도 직관적으로 이해할 수 있을까. 실제로 걸어 보는 것으로, 당일의 혼란을 미연에 방지합니다.

또한 동시 통역 부스의 위치와 장비 상태도 확인합시다. 그리고 무엇보다, 안내해 주는 회장 담당자의 국제회의에 대한 이해도나 제안력은, 회의를 성공에 이끄는 파트너로서 신뢰할 수 있을까를 판별하는 큰 판단 재료가 됩니다.

이와 같이, 시야에서 얻은 리얼한 정보와 견적 내용을 종합적으로 음미해, 후회 없는 최종 결정을 내리자.

누르고 싶은 5가지 중요한 포인트

위의 단계 외에도 특히 신중하게 확인하고 싶은 5 가지 요점을 설명합니다. 이들을 누르면 보다 질 높은 회장 선택이 가능합니다.

일본 브랜드를 구현하는 '회장 분위기'

회장의 디자인이나 가구, 창으로부터의 경치가, 일본의 매력이나 개최 도시의 개성을 전하고 있는지 확인합시다. 일본 정원이 보이는, 전통 공예가 장식되어 있는 등, 「일본에 와서 좋았다」라고 생각하게 하는 부가가치는 큰 어드밴티지가 됩니다.

다양한 프로그램에 대응하는 「레이아웃의 유연성」

메인 홀뿐만 아니라 여러 분과회, 포스터 세션, 상담 공간, 플레이어 룸(예배실) 등 다양한 요구에 부응할 수 있는 유연한 시설 구성인지 확인해 보세요. 큰 방을 분할로 구분할지, 크고 작은 다양한 방이 충분한 수인지가 중요합니다.

참가자 만족도를 높이는 '식사의 질과 선택'

점심과 리셉션에서의 식사는 국제 회의 만족도를 크게 좌우합니다. 알레르기, 채식, 비건, 할랄 등 다양한 식문화나 종교상의 금기사항에 세밀하게 대응할 수 있는지는 필수 조건입니다. 가능하면 시식을 추천합니다.

당일의 안심을 지지하는 「테크니컬 서포트 체제」

당일의 음향·조명·영상·그리고 무엇보다 동시 통역 시스템의 트러블은 절대로 피하고 싶은 사태입니다. 각 분야의 전문 테크니컬 스탭이 상주해, 설영으로부터 프로덕션, 철수까지 일관해 서포트해 주는 회장은 매우 든든한 존재입니다.

위험을 피하는 '계약 내용 및 취소 정책' 확인

계약 전에는 취소 정책을 반드시 확인하시기 바랍니다. 「언제부터」 「무엇 퍼센트」의 취소료가 발생하는지를 정확하게 파악해 두는 것이, 만일의 사태에 대비하는데 있어서 필수적입니다. 또, 요금 체계나 추가 요금이 발생하는 케이스 등, 구석구석까지 확인해, 불명점은 모두 해소해 둡시다.

국제회의의 회장 준비・예약까지의 실천적인 흐름

회장 선정의 스텝과 병행해 진행되는, 수배・예약의 구체적인 흐름을 시계열로 소개합니다.

문의·빈 상황의 확인(1~수년전)

국제회의는 유치 단계부터 회장을 검토하는 것도 드물지 않습니다. 신경이 쓰이는 회장이 발견되면, 우선은 전화나 웹 사이트로부터 문의해, 희망 일정의 여유 상황을 확인합니다. 이때 회의의 개요를 전하면 그 후의 이야기가 원활합니다.

임시 예약 및 견적 요청

여유가 있다면 임시 예약을 할 수 있는지 확인합시다. 임시 예약 기간은 회장에 따라 다르지만, 이 기간 동안 자세한 견적을 의뢰합니다.

현지 시야

앞서 언급했듯이 임시 예약 기간 동안 반드시 시야를 실시합니다. 영업 담당자와 직접 이야기해, 섬세한 의문점을 해소하는 절호의 기회입니다.

본 계약 체결

시모미와 견적 내용에 납득할 수 있으면, 정식으로 계약을 체결합니다. 신청금의 지불로 계약 완료가 되는 것이 일반적입니다.

운영 담당자와의 상세 협의(3개월~1년 전)

계약 후에는, 회장의 운영 담당자와, 당일의 진행, 레이아웃, 장비, 경비, 케이터링, 다언어 대응등의 상세를 채우겠습니다. 여러 번의 협의를 거듭하여 만전의 준비를 갖추십시오.

국제회의 당일

최종 협의 내용에 따라 회의가 실시됩니다. 당일은 회장 스탭과 밀접하게 연계를 취하면서, 부드러운 운영을 목표로 합니다.

해외 게스트를 대접한다면 리조트형 국제회의 「PHOENIX SEAGAIA RESORT」를 추천

만약, 일본 국내에서 지금까지의 국제적인 요건을 높은 수준으로 채우고, 해외로부터의 참가자에게 특별한 체험을 제공할 수 있는 회장을 찾고 있다면, 「PHOENIX SEAGAIA RESORT」를 추천합니다.

SEAGAIA 아는 단순한 컨벤션 시설이 아니라 국제 회의에서 기업 인센티브 여행에 이르기까지 모든 MICE의 요구를 충족시키는 통합 리조트입니다.

SEAGAIA 국제 회의의 개최지로서 추천의 이유를 3개 소개합니다.

국제공항에서의 접근과 압도적인 용량

미야자키 부겐빌레아 공항으로부터 차로 약 30분으로 액세스도 양호. 최대 5,000명을 수용할 수 있는 「SEAGAIA 컨벤션 센터」를 비롯하여 크고 작은 다양한 30개 이상의 회장을 갖추고, 모든 규모와 목적의 국제회의에 유연하게 대응 가능합니다.

최신의 음향·조명·영상 설비는 물론, 하이브리드 개최를 위한 전달 환경도 만전입니다.

올인원 리조트만의 특별한 체험가치

컨벤션 회장, 호텔(PHOENIX SEAGAIA OCEAN TOWER 등), 다채로운 레스토랑, 온천, 골프 코스, 스파 등 모든 시설이 리조트 내에 집약.

참가자는 움직임의 스트레스없이 회의 사이 또는 앞뒤로 새로 고칠 수 있습니다. 태평양을 바라보는 웅대한 로케이션과 일본 신화의 무대이기도 한 미야자키의 문화가 가져오는 비일상감은 해외 참가자들에게 잊을 수 없는 일본의 추억을 제공하여 특별한 일체감을 조성합니다.

다국어 대응과 경험이 풍부한 전문 팀을 통한 원스톱 지원

국제회의 경험이 풍부한 전문팀이 회장 선정부터 계획, 당일 운영까지를 원스톱으로 지원합니다. 음식의 보고·미야자키의 풍부한 재료를 살려, 할랄 인증의 식사에도 대응 가능한 질 높은 케이터링이나, 일본 문화를 체험할 수 있는 독자적인 액티비티 프로그램의 제안까지, 주최자의 모든 요망에 응해, 국제회의의 성공을 힘차게 백업합니다.

일상적인 소음에서 벗어난 특별한 환경에서 수행하는 "리조트 MICE"는 해외 참가자의 기억에 깊이 새겨지는 독특한 경험 가치를 제공합니다.

정부 간 회의에서 국제 학술 회의까지 전임 직원이 요청에 맞는 최적의 계획을 제안합니다. 기획의 초기 단계에서도 상관 없으므로, 우선은 부담없이 문의해 주세요.